Door de corona-crisis komen er bij veel werkgevers vragen naar boven. Een aantal hiervan heb ik in dit artikel beantwoord.

Hoe lang blijf ik verplicht het salaris van mijn medewerkers door te betalen?

Artikel 7:628 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek zegt: “De werkgever is verplicht het naar tijdruimte vastgestelde loon te voldoen indien de werknemer de overeengekomen arbeid geheel of gedeeltelijk niet heeft verricht, tenzij het geheel of gedeeltelijk niet verrichten van de overeengekomen arbeid in redelijkheid voor rekening van de werknemer behoort te komen.” Tot nu toe werd er (zeker door de regering) vanuit gegaan dat de corona-crisis een omstandigheid is die voor rekening van de werkgever komt. En als je de NOW-regeling hebt aangevraagd (zie Coronacrisis: NOW-regeling 2.0 alle details) dan is die loondoorbetalingsverplichting een van de voorwaarden van die regeling. Dus dan moet je wel. Maar als je dat niet hebt gedaan dan is het nog niet zo zeker of de werkgever in de corona-crisis die loondoorbetalingsverplichting (nog steeds) heeft. De enige rechterlijke uitspraak die hierover is, stelde 2 voorwaarden voor deze loondoorbetalingsverplichting. Het moest om een branche-specifiek probleem gaan en van korte duur zijn. Beide is nu niet het geval. Mijn favoriete arbeidsrechtadvocaat mr. Maarten van Gelderen schreef er het volgende lezenswaardige artikel over: vangelderen.nl/nieuws/loon-doorbetalen-tijdens-coronacrisis-is-geen-automatisme/. Dus als je geen NOW-steun krijgt en het water staat je echt aan de lippen, dan zou je eens contact met mr. Van Gelderen op kunnen nemen.

Is een medewerker verplicht het werk te verrichten?

Als een medewerker uit vrees voor besmetting de werkzaamheden niet wil verrichten dan kan de werkgever hem daar in principe toch toe verplichten. Denk sinds 11 mei aan kappers, maar ook aan een monteur die niet naar een hoestende klant wil. Uiteraard moeten wel alle voorgeschreven maatregelen om besmetting te voorkomen zijn genomen. De werkgever is immers verplicht ervoor te zorgen dat de medewerker zijn werk veilig kan doen (Arbowet). Bij een meningsverschil over de veiligheidsmaatregelen is het verstandig om vast te leggen welke maatregelen zijn genomen, inclusief (foto’s van -) de kwaliteitsaanduidingen van de beschermende kleding, mondkapjes enz., wat op dat moment de voorschriften van het RIVM zijn en welke mogelijkheden er zijn om afstand te houden. Ook een getuige erbij is aan te bevelen. Blijft de medewerker weigeren dan mag je als werkgever het loon stopzetten. Deel dit wel schriftelijk mee. Als de werkweigering evident onredelijk is en lang blijft duren dan zou het grond voor ontslag kunnen zijn maar daar zou ik voorzichtig mee zijn. Het zou nl. best kunnen dat de rechter vindt dat je ook het einde van de crisis af had kunnen wachten. Ontslag op staande voet zou ik eigenlijk bijna nooit adviseren maar in deze omstandigheden zeker niet. Werkweigering is altijd al een zwakke grond voor ontslag op staande voet, maar nu tijdens de corona-crisis zeker.

Moet ik het contract met een nieuwe medewerker door laten gaan?

Als je een nieuwe medewerker hebt aangenomen die nog niet is begonnen en er is een proeftijd overeengekomen dan zou je de arbeidsovereenkomst meteen in de proeftijd kunnen beëindigen. Dit mag echter ook al voordat de medewerker is begonnen. Mijn advies is om in zo’n geval het gesprek met de nieuwe medewerker aan te gaan. Mogelijk kun je een nieuwe voorlopige datum indiensttreding afspreken over bijvoorbeeld 3 maanden (onder het voorbehoud dat de economie dan weer op gang komt).

Mag een medewerker die al ontslag had genomen hierop terugkomen?

Het spiegelbeeld van de vraag hierboven is of een werknemer die al eerder ontslag had genomen (en je hebt dat ontslag bevestigd) dat ontslag eenzijdig ongedaan kan maken. Het antwoord daarop is Nee, in principe eindigt het dienstverband gewoon op de ontslagdatum. In combinatie met het punt hiervoor is dat erg ongunstig voor de werknemer, die zo tussen wal en schip valt. Zeker als je de NOW hebt aangevraagd zou je kunnen overwegen de medewerker toch te laten blijven. In elk geval voor de duur van de NOW. Als je dat doet, verscheur dan de oude ontslagaanvraag en bevestiging en laat de medewerker een nieuwe (schriftelijke!) ontslagaanvraag indienen per 1 oktober 2020. Die je dan weer bevestigt.

Kan ik terugkomen op een toegezegde verlenging van een tijdelijk contract?

Als je bij een tijdelijk contract dat bijvoorbeeld op 1 april 2020 afloopt voor 1 maart via de zgn. aanzeggingsbrief had meegedeeld dat het verlengd zou worden, dan kun je op die belofte terugkomen. Dus je kunt dan alsnog het dienstverband per 1 april beëindigen. Je bent dan wel alsnog de aanzeggingsvergoeding van maximaal 1 maandsalaris verschuldigd, plus de transitievergoeding. Als je echter al een verlengingsaanbod had gedaan (dus met een nieuwe contractstermijn, salaris, enz.) en de medewerker had dit aanbod aanvaard, dan is er een nieuwe arbeidsovereenkomst tot stand gekomen. Daar kun je dan niet meer eenzijdig op terugkomen. Een goede leer voor de toekomst: spreek in een aanzeggingsbrief alleen de intentie uit dat je de arbeidsovereenkomst wil verlengen en met welke termijn. Noem dat geen aanbod en vraag ook niet om acceptatie. Teken de nieuwe arbeidsovereenkomst op de ingangsdatum, niet eerder.

Hoe moet ik re-integreren als ik geen werk meer heb (of iedereen thuis werkt)?

Bij een langdurige zieke medewerker hebben zowel de werkgever als de werknemer een re-integratieverplichting. Daar is in deze corona-tijd vaak niet of moeilijker aan te voldoen. Het UWV heeft aangegeven dat ze hier soepel mee om zullen gaan.

Geldt de excessieve overwerkregel (WW-premie) ook tijdens de corona-crisis?

Sinds 1-1-2020 geldt dat je de hoge WW-premie moet afdragen indien een medewerker met een contract van minder dan 35 uur per week meer dan 30% overwerkt. Zie ook het artikel: De hoge WW-premie (en hoe die te vermijden). Deze regel geldt niet voor de duur van de corona-maatregelen. Met name om de zorg-sector niet in de problemen te brengen.

Kan ik mijn medewerkers verplicht verlof op laten nemen?

Nee, je kunt medewerkers niet verplichten om verlof op te nemen omdat jij geen werk meer voor ze hebt. Maar ook hier geldt dat je het natuurlijk wel met ze kunt bespreken. Zeker bij een stuwmeer aan verlofdagen mag je m.i. wel enige medewerking verwachten. Een saldo aan tijd-voor-tijd uren kun je meestal wel verplicht op laten nemen, tenzij je zelf (of de CAO) hebt beloofd dat niet te zullen doen.

De wettelijke verlofdagen (20 per jaar voor een fulltimer) van 2019 komen wettelijk per 1 juli 2020 te vervallen. Je zou medewerkers die nog wettelijke verlofdagen van vorig jaar hebben erop kunnen wijzen dat dit het geval is. Ze kunnen deze verlofdagen dan beter opnemen want dan hoeven ze niet thuis te werken en niet bereikbaar te zijn. Want anders vervallen ze per 1 juli toch. Het komt ook wel voor dat het verlofdagensaldo nog dagen bevat die eigenlijk volgens deze regel al vervallen zijn. Om dit in beeld te krijgen zul je per medewerker de opbouw en opname van verlofdagen per jaar moeten nagaan over een aantal jaren terug. Daarbij rekening houdend met de regels die in je bedrijf (CAO?) gelden voor wettelijk en bovenwettelijk verlof. Blijkt het dan inderdaad zo te zijn, dan heb je hiermee wisselgeld voor een gesprek met de werknemer: “ik laat die dagen niet vervallen als je ze nú opneemt en er dan ook een aantal nog-niet-vervallen verlofdagen bij opneemt”.
NB. Wettelijke verlofdagen vervallen niet als het voor de medewerker niet mogelijk was om ze op te nemen, dus bijvoorbeeld wegens ziekte of grote bedrijfsdrukte. Het feit dat een medewerker nu door de coronacrisis feitelijk nergens naartoe kan op vakantie wordt door juristen niet gezien als zo’n onmogelijkheid. Vakantie houden kan (volgens juristen) ook thuis op de bank of in de tuin.

Kan een medewerker zijn reeds aangevraagde verlof annuleren?

Het spiegelbeeld van het vorige punt. Nee, een medewerker kan een vakantie/verlofperiode die hij had aangevraagd en die was goedgekeurd (wat automatisch zo is op de 15e dag na de aanvraag) niet eenzijdig annuleren omdat hij nu vanwege het coronavirus niet op vakantie kan. Dit is een van de weinige onderwerpen die in de risicosfeer van de werknemer ligt. Maar ook hier lijkt onderling overleg mij de beste optie.

Kan ik een medewerker verplichten om thuis te werken?

Als jij als werkgever wil dat een medewerker gaat thuiswerken dan zal hij dat in de huidige omstandigheden waarschijnlijk moeten doen.  Normaal niet maar nu dus meestal wel. Hou er rekening mee dat de regels voor thuiswerken gewoon gelden, zie ook het artikel De voordelen en nadelen van thuiswerken. Er moet dus een goede werkplek zijn die aan de arbo-eisen voldoet (stoel, bureau, beeldscherm, muis, toetsenbord, verlichting) en dat moet de werkgever betalen. Dat geldt voor een eventueel benodigde snellere of beter beveiligde internetverbinding. Die kosten kunnen onder de Werkkostenregeling (WKR) als “gerichte vergoeding” worden vergoed of verstrekt. Vraag de details aan je salarisadministrateur. Als het echt om een tijdelijke situatie gaat zal er in de huidige tijd echter niet van je verwacht worden dat je daar grote bedragen aan uitgeeft. Een veilige dataverbinding (bijv. met VPN) is vanwege de AVG al snel nodig. Check ook even of je verzekering het thuiswerken wel dekt. Als je het thuiswerken echt tijdelijk wil houden, leg dit dan schriftelijk vast, bij voorkeur in een thuiswerkovereenkomst.

Moet ik extra kosten als gevolg van thuiswerken vergoeden?

Het thuiswerken kan voor de medewerker tot extra kosten leiden. De verwarming moet thuis een tandje hoger, het elektriciteitsverbruik zal hoger zijn, geen gratis koffie of thee meer op het werk, enz. Het is discutabel of de werkgever dit soort kosten onbelast mag vergoeden. Om die discussie te vermijden is de WKR verruimd: over de eerste €400.000,- loonsom per jaar is de “vrije ruimte” in 2020 geen 1,7% maar 3%. Dus als je aan die loonsom komt, dan heb je €5200,- extra ter beschikking om als netto-vergoedingen aan je medewerkers te geven. En als een personeelsuitje nu vanwege corona niet doorgaat misschien nog wel wat meer. Best leuk om ze een paar pakken koffie en thee te brengen en/of gewoon een netto (contant?) bedrag?

Moet ik de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen als men thuis werkt?

Dat hoeft niet maar het mag nu wel. Bij de meeste reiskostenvergoedingsregelingen is de vergoeding afhankelijk van de werkelijk gemaakte reizen. Dus als de medewerkers minder reizen maken moesten ze normaal ook minder reiskostenvergoeding krijgen. Bijvoorbeeld bij langdurige ziekte mocht je nog maximaal 6 weken de vaste netto reiskostenvergoeding betalen. Deze periode van 6 weken is verlengd tot “zo lang als de corona-maatregelen gelden”.

Moet ik thuiswerken toestaan?

Als de medewerker zelf wil thuiswerken heeft hij daar op grond van de Wet Flexibel Werken (WFW) in principe recht op. Wegens zwaarwegend bedrijfsbelang kun je dit weigeren, maar gezien het beroep van de regering om mensen nu zoveel mogelijk thuis te laten werken zal een afwijzing momenteel lastig zijn. Normaal moet de medewerker dit twee maanden van te voren aanvragen, mag hij zo’n verzoek maar één keer per jaar doen en moet je daar, na overleg met de werknemer, binnen één maand op beslissen. De WFW heeft echter een voorziening dat deze voorwaarden bij “onvoorziene omstandigheden” niet gelden (nu dus) en dat de werkgever dan binnen vijf dagen een beslissing moet nemen. Mocht je hier discussie met een werknemer over hebben, dan is deze Uitspraak van de Rechtbank Gelderland van 16 juni 2020 de moeite waard om te lezen. In die zaak kreeg de werkneemster die thuiswerken wilde afdwingen geen gelijk.

Kan ik de betaling van het vakantiegeld uitstellen?

Nee, niet eenzijdig. Het tijdstip waarop het vakantiegeld wordt uitbetaald is vrijwel altijd in de arbeidsovereenkomsten of de CAO vastgelegd. Dat is een contractuele verplichting waar je niet eenzijdig van kan afwijken. Maar bij ernstige liquiditeitsproblemen is het uiteraard wel te bespreken met je medewerkers. Let op: elke medewerker moet hier zelf mee instemmen. Overeenstemming met de Ondernemingsraad op Personeelsvertegenwoordiging is dus niet genoeg.

Mag ik bij de ingang de temperatuur van mijn medewerkers opnemen?

In eerste instantie was de Autoriteit Persoonsgegevens in het kader van de AVG hier fel op tegen. Dit zou een grove schending van de privacy zijn. Inmiddels is de AP tot het inzicht gekomen dat het enkele meten en aflezen van iemands temperatuur geen persoonsgegeven is en dus is toegestaan. Men zegt er wel bij dat het “verwerken” (lees: opslaan) van de meting (je mag aannemen met de naam erbij) niet is toegestaan. Ook het geautomatiseerd actie nemen is volgens de AP “verwerken” en mag dus ook niet. Denk aan het wel of niet openen van een poortje of het aanzetten van een groene of rode lamp. Kortom: de actie die voortvloeit uit de meting mag voor anderen niet zichtbaar zijn. En dat is wel weer logisch denk ik. De rechtvaardigingsgrond: “de werknemer heeft er toestemming voor gegeven” gaat niet op omdat de medewerker in deze situatie in een afhankelijke positie verkeert.