Laatste update: 1 april 2020

Dinsdagavond 17 maart 2020 maakte de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bekend dat de regeling voor Werktijdverkorting per direct was vervangen door de Noodmaatregel Overbrugging Werkbehoud of kortweg: NOW. De NOW lijkt sterk op de regeling Werktijdverkorting maar er zijn toch belangrijke verschillen. In dit artikel zet ik alle details van de nieuwe regeling op een rij.

  1. De oude website voor het aanvragen van Werktijdverkorting is per direct uit de lucht. Maakt niet uit, die was toch al onbereikbaar. Er komt een nieuwe website voor het aanvragen van de NOW maar die is er nog niet. Zodra de URL bekend is vind je hem hier. (Op 27 maart werd bekend dat de site op 6 april wordt verwacht.) De aanvraagperiode sluit op 31 mei 2020. Binnen 22 weken na de gekozen aanvraagperiode (zie punt 4 hieronder) moet je het UWV verzoeken de subsidie definitief vast te stellen. Agendeer dit!
  2. De aanvraagprocedure wordt sterk vereenvoudigd t.o.v. de regeling Werktijdverkorting
  3. Er kan een aanvraag worden ingediend per 1 maart 2020 (Werktijdverkorting ging op z’n vroegst in op de dag van aanvraag)
  4. De (vage) eis dat er sprake moest zijn van minimaal 30% omzetverlies is vervangen door de duidelijke eis dat het om minimaal 20% omzetverlies moet gaan. Je berekent dit door de omzet van 2019 door 4 te delen en die te vergelijken met je (verwachte) omzet over de maanden maart, april en mei 2020. Als jouw omzet naijlt mag je ook een periode van 1 of 2 maanden later nemen. Je kunt die keuze echter maar één keer maken en er niet op terugkomen. Er wordt dus (bewust) geen rekening gehouden met seizoensinvloeden of sterke groeiers.
  5. Bij de berekening van de loonkosten mag je het loon van flexibele krachten en oproepkrachten waarmee je zelf een contract hebt meerekenen bij de aanvraag voor de NOW. Uitzendkrachten en payrollmedewerkers reken je niet mee, daarvoor moet het uitzendbureau of payrollbureau zelf de NOW aanvragen. Gepensioneerde oproepkrachten kun je wel meenemen. Ga voor de berekening van de loonkosten van oproepkrachten uit van het gemiddeld aantal uren dat ze in de drie voorgaande maanden (dus december, januari en februari) gewerkt hebben, tenzij dit lager is dan het minimum aantal uren in hun contract. DGA’s worden niet meegenomen.
  6. Bij de berekening van de loonkosten wordt maximaal een salaris van €.9538,- per maand genomen. Bij het salaris wordt 30% (vast percentage) opgeteld voor de opbouw van vakantiegeld, de pensioenpremies (werknemers- en werkgeversdeel) en de werkgeverspremies voor sociale verzekeringen. Het UWV berekent dit zelf op basis van de loonaangifte bij de Belastingdienst.
  7. De NOW is losgekoppeld van de Werkloosheidswet. Daar was de regeling Werktijdverkorting wel aan gekoppeld. bij die laatste regeling kon het zo zijn dat de werknemer inteerde op zijn WW-rechten. Dat is bij de NOW dus niet zo.
  8. Bij Werktijdverkorting kreeg je als werkgever 70 of 75% van de loonkosten van de niet-werkende medewerkers vergoed, bij de NOW is dat 90%.
  9. Bij Werktijdverkorting was het onduidelijk hoeveel je als werkgever aan de medewerkers moest doorbetalen, bij de NOW is dat duidelijk: 100%. Of je bij medewerkers die meer dan €9538,- bruto per maand verdienen ook 100% moet doorbetalen is nog niet bekend.
  10. Je kunt in de NOW compensatie voor maximaal 100% omzetverlies aanvragen en bij toewijzing krijg je dan 90% van je loonkosten vergoed. Bij lagere percentages is de vergoeding pro rata, dus als je bijvoorbeeld compensatie voor 50% omzetverlies verwacht krijg je 45% van je loonkosten vergoed. Let op de verschillende grootheden omzetverlies en loonkosten.
  11. Werktijdverkorting was voor maximaal 4 periodes van 6 weken, de NOW is voor 3 maanden. De mogelijkheid wordt opengehouden dat er dan nog een verlenging van 3 maanden komt (met mogelijk extra voorwaarden) maar daar wordt later over beslist
  12. Je krijgt (er wordt beloofd binnen 4 weken) een voorschot van 80% van eenderde van het aangevraagde bedrag, dus voor de eerste maand. Dat loopt via het UWV.
  13. Tijdens de werktijdverkorting onder de NOW mag je geen ontslag op bedrijfseconomische gronden voor een of meer medewerkers aanvragen. De NOW is er immers juist voor bedoeld om dit soort ontslagen te voorkomen.
  14. Er zal een nacontrole door het ministerie of het UWV worden uitgevoerd op de terechtheid van de aanvraag. Als achteraf blijkt dat het omzetverlies meer of minder was dan waarvoor de NOW-uitkering was aangevraagd zal verrekening plaatsvinden. Er wordt dus gekeken naar omzetverlies, niet naar het werkelijke aantal uren dat jouw medewerkers minder hebben gewerkt.
  15. Bij de nacontrole zal boven een bepaald bedrag om een accountantsverklaring worden gevraagd.
  16. Als je een beroep doet op de NOW ben je niet verplicht om de medewerkers voor het aangevraagde percentage naar huis te sturen. Het mag natuurlijk wel. De medewerkers kunnen er dus ook geen recht op laten gelden dat ze naar huis mogen. Je kunt de tijd benutten voor scholing maar bijvoorbeeld ook voor opruimen of schoonmaken. De andere werkzaamheden moeten qua niveau wel in de buurt blijven van wat de medewerker normaal deed. Je mag de medewerkers ook verplichten om thuis te werken en/of om in kantooruren bereikbaar te zijn.
  17. Bij de meeste reiskostenvergoedingsregelingen is de vergoeding afhankelijk van de werkelijk gemaakte reizen. Dus als de medewerkers minder reizen maken moeten ze ook minder reiskostenvergoeding krijgen. Anders krijg je zeer waarschijnlijk last met de belastingdienst. Je mag dat per hele maanden bekijken, dus als een medewerker vanaf 19 maart niet meer naar het bedrijf hoeft te komen en dat duurt tot 8 mei dan hoef je alleen over de maand april de reiskosten achterwege te laten.
  18. Bij de oude Werktijdverkortingsregeling kreeg je (omdat die WW-gerelateerd was) maar maximaal de 75% vergoeding over het maximum dagloon en hoefde je dat ook maar maximaal door te betalen. Bij de NOW is dat waarschijnlijk niet zo maar helemaal zeker is dat nog niet.
  19. Hoe je om moet gaan met langdurige zieke medewerkers onder de NOW is niet bekend.
  20. Het aanvragen van de NOW wordt gezien als een subsidieaanvraag waarover je verplicht bent de Ondernemingsraad (of Personeelsvertegenwoordiging) te informeren. De OR heeft geen advies- of instemmingsrecht.

Tips in verband met het wegvallen van het werk

Enkele punten die niet direct met de NOW te maken hebben maar indirect wel met het feit dat je minder werk voor je medewerkers hebt:

  • Als je een nieuwe medewerker hebt aangenomen die nog niet is begonnen en er is een proeftijd overeengekomen dan zou je de arbeidsovereenkomst meteen in de proeftijd kunnen beëindigen. Dit mag echter ook al voordat de medewerker is begonnen. Mijn advies is om in zo’n geval het gesprek met de nieuwe medewerker aan te gaan. Mogelijk kun je een nieuwe voorlopige datum indiensttreding afspreken over bijvoorbeeld 3 maanden (onder het voorbehoud dat de economie dan weer op gang komt).
  • Het spiegelbeeld hiervan is dat als een werknemer al eerder ontslag had genomen en je hebt dat ontslag bevestigd, hij dat ontslag niet zomaar eenzijdig ongedaan kan maken. In combinatie met het punt hiervoor is dat erg ongunstig voor de werknemer, die zo dus tussen wal en schip valt. Zeker als je de NOW hebt aangevraagd zou je kunnen overwegen de medewerker toch te laten blijven. In elk geval voor de duur van de NOW. Als je dat doet, verscheur dan de oude ontslagaanvraag en bevestiging en laat de medewerker een nieuwe (schriftelijke!) ontslagaanvraag indienen per 1 juni 2002. Die je dan weer bevestigt. Mocht de NOW verlengd worden dan doe je hetzelfde nog een keer.
  • Als je bij een tijdelijk contract dat bijvoorbeeld op 1 april 2020 afloopt voor 1 maart via de zgn. aanzeggingsbrief had meegedeeld dat het verlengd zou worden, dan kun je op die belofte terugkomen. Dus je kunt dan alsnog het dienstverband per 1 april beëindigen. Je bent dan wel alsnog de aanzeggingsvergoeding van maximaal 1 maandsalaris verschuldigd, plus de transitievergoeding. Als je echter al een verlengingsaanbod had gedaan (dus met een nieuwe contractstermijn, salaris, enz.) en de medewerker had dit aanbod aanvaard, dan is er een nieuwe arbeidsovereenkomst tot stand gekomen. Daar kun je dan niet meer eenzijdig op terugkomen. Een goede leer voor de toekomst: spreek in een aanzeggingsbrief alleen de intentie uit dat je de arbeidsovereenkomst wil verlengen en met welke termijn. Noem dat geen aanbod en vraag ook niet om acceptatie. Teken de nieuwe arbeidsovereenkomst op de ingangsdatum, niet eerder.
  • Je kunt medewerkers niet verplichten om verlof op te nemen omdat jij geen werk meer voor ze hebt. Maar ook hier geldt dat je het natuurlijk wel met ze kunt bespreken. Zeker bij een stuwmeer aan verlofdagen mag je m.i. wel enige medewerking verwachten. Een saldo aan tijd-voor-tijd uren kun je meestal wel verplicht op laten nemen, tenzij je zelf (of de CAO) hebt beloofd dat niet te zullen doen.
  • De wettelijke verlofdagen (20 per jaar voor een fulltimer) van 2019 komen per 1 juli 2020 te vervallen. Je zou medewerkers die nog wettelijke verlofdagen van vorig jaar hebben erop kunnen wijzen dat dit het geval is. Ze kunnen deze verlofdagen dan beter opnemen want dan hoeven ze niet thuis te werken en niet bereikbaar te zijn. Want anders vervallen ze per 1 juli toch.
    NB. Wettelijke verlofdagen vervallen niet als het voor de medewerker niet mogelijk was om ze op te nemen, dus bijvoorbeeld wegens ziekte of grote bedrijfsdrukte. Het feit dat een medewerker nu door de coronacrisis feitelijk nergens naartoe kan op vakantie wordt door juristen niet gezien als zo’n onmogelijkheid. Vakantie houden kan ook thuis op de bank of in de tuin.
  • Anderzijds kan een medewerker een vakantie/verlofperiode die hij had aangevraagd en die was goedgekeurd (wat automatisch zo is op de 15e dag na de aanvraag) niet zomaar annuleren omdat hij nu vanwege het coronavirus niet op vakantie kan. Dit is een van de weinige onderwerpen die in de risicosfeer van de werknemer ligt. Ook hier lijkt onderling overleg mij de beste optie.
  • Als jij als werkgever wil dat een medewerker gaat thuiswerken dan zal hij dat in de huidige omstandigheden waarschijnlijk moeten doen.  Normaal niet maar nu dus meestal wel. Hou er rekening mee dat de regels voor thuiswerken gewoon gelden, zie ook het artikel De voordelen en nadelen van thuiswerken. Er moet dus een goede werkplek zijn die aan de arbo-eisen voldoet (stoel, bureau, beeldscherm, muis, toetsenbord, verlichting) en dat moet de werkgever betalen. Die spullen kunnen onder de Werkkostenregeling (WKR) worden vergoed of verstrekt. Vraag de details aan je salarisadministrateur. Als het echt om een tijdelijke situatie gaat zal er in de huidige tijd echter niet van je verwacht worden dat je daar grote bedragen aan uitgeeft. Denk ook aan een veilige dataverbinding (bijv. met VPN) en check even of je verzekering het thuiswerken wel dekt. Als je het thuiswerken echt tijdelijk wil houden, leg dit dan schriftelijk vast, bij voorkeur in een thuiswerkovereenkomst.
  • Als de medewerker wil thuiswerken heeft hij daar op grond van de Wet Flexibel Werken (WFW) in principe recht op. Wegens zwaarwegend bedrijfsbelang kun je dit weigeren, maar gezien het beroep van de regering om mensen nu zoveel mogelijk thuis te laten werken zal een afwijzing momenteel lastig zijn. Normaal moet de medewerker dit twee maanden van te voren aanvragen, mag hij zo’n verzoek maar één keer per jaar doen en moet je daar, na overleg met de werknemer, binnen één maand op beslissen. De WFW heeft echter een voorziening dat deze voorwaarden bij onvoorziene omstandigheden niet gelden (nu dus) en dat de werkgever dan binnen vijf dagen een beslissing moet nemen.
  • Een laatste mogelijk punt van overleg is het tijdstip van uitbetaling van het vakantiegeld. Meestal is dit tijdstip contractueel of bij CAO vastgelegd en kun je daar niet eenzijdig van afwijken. Maar bij ernstige liquiditeitsproblemen is het te bespreken.

Ik zal deze blog up-to-date houden dus kom regelmatig nog eens terug. Eerder schreef ik over de coronacrisis al het artikel Coronavirus: hoe zit dat met jouw medewerkers?