In mijn eerdere artikel Te laat door protesten. Wie betaalt? beloofde ik om de voordelen en nadelen van thuiswerken weer eens op een rij te zetten. Ik begin met de

Voordelen van thuiswerken

 

Werknemers zijn tevredener en gemotiveerder

Thuiswerken levert een positievere beleving van de werkweek op. Dit geldt het sterkst voor mensen die verder van het werk af wonen, maar wordt door vrijwel alle medewerkers ervaren. In veel onderzoeken over thuiswerken wordt dit als belangrijkste voordeel genoemd. Er is uiteraard ook onderzocht waarom dit dan zo is. Het zelfbeschikkingsrecht dat mensen graag willen hebben speelt hierbij een belangrijke rol: niet meer in het keurslijf zitten van elke werkdag naar kantoor te moeten gaan. Met name bij de zgn. Millenials of Generatie Y blijkt dit het geval. Daarnaast is het vertrouwen waar de werkgever of leidinggevende blijk van geeft een belangrijke positieve factor.

Hogere productiviteit

Thuiswerken levert vaak een hogere productiviteit op, maar dit is niet altijd zo. De thuissituatie speelt hierin een flinke rol. Werknemers die het thuiswerken zien als een mogelijkheid om het werk te combineren met kinderopvang of mantelzorg, zijn minder productief. Daarentegen kunnen gedisciplineerde medewerkers met een rustige thuissituatie zich juist beter concentreren op bijvoorbeeld het maken van rapporten, artikelen en presentaties. Hun productiviteit zal daardoor thuis hoger zijn dan op kantoor.

Betere kwaliteit van het werk

Dankzij een betere concentratie neemt de kwaliteit van het werk toe. Dit geldt het sterkst voor mensen die een rumoerige kantoortuin verruilen voor een rustige thuiswerkplek.

Lager ziekteverzuim

Medewerkers die thuis werken melden zich minder vaak ziek. Doordat ze tevredener zijn en minder stress ervaren zijn ze minder vatbaar voor ziektes. Daarnaast melden sommigen zich niet ziek omdat ze toch thuis werken. Redenen: je hoeft de deur niet uit, want met lichte koorts wil je dat niet. Je loop niet het risico dat je hoofdpijn flink verergert tijdens de vaak stressvolle reis naar kantoor. Het toilet is thuis dichterbij, nooit bezet en je hebt geen meekijkende collega’s, wat vooral bij misselijkheid of diarree een groot voordeel is. Of het ook goed is voor de productiviteit als een medewerker half ziek thuis achter z’n laptop zit is natuurlijk nog wel een andere vraag, maar men meldt zich in elk geval minder snel ziek.

Goed voor het werkgeversimago

De hogere tevredenheid van de medewerker straalt af op de werkgever en draagt bij aan een positief imago. Ook wordt een werkgever die medewerkers de gelegenheid geeft om thuis te werken gezien als modern en vriendelijk voor werknemers en milieu. Lees ook het artikel Arbeidsmarktimago slopen? Zó doet u dat!

Contact e-mail en WhatsApp vaak efficiënter

Een veel genoemd nadeel van thuiswerken is dat je niet even naar elkaar toe kunt lopen om iets te overleggen. Moderne communicatiemiddelen als e-mail en WhatsApp werken echter minstens even goed. Onder meer omdat je nog even iets kunt afronden voordat je het e-mail- of WhatsAppbericht beantwoordt. De thuismedewerker wordt dus minder onderbroken. Een groepschat is ook mogelijk. Videoconferencing (Skype, WhatsApp en FaceTime werken erg makkelijk) is een goede optie voor als het elkaar aan kunnen kijken toegevoegde waarde heeft.

Besparing op reistijd

Een Nederlandse werknemer is gemiddeld ongeveer een uur per werkdag bezig met woon-werkverkeer, zo is uit diverse onderzoeken gebleken. Door thuis te werken spaart hij deze reistijd uit. Dat levert een fittere en beter uitgeruste werknemer op.

Besparing op reiskosten

Werkgevers vergoeden doorgaans de reiskosten van hun werknemers. Door een werknemer thuis te laten werken bespaart de werkgever op deze vergoedingen.

Thuiswerken geeft een uitwijkmogelijkheid bij extreme drukte (en bij virus-uitbraken)

Als op voorhand al bekend is dat het extreem druk zal worden op de weg of in het openbaar vervoer, bijvoorbeeld door weersomstandigheden of aangekondigde stakingen of protesten, dan is het heel comfortabel als de medewerker die dag thuis kan werken. Als het bij een virusuitbraak zoals Corona in 2020 wenselijk is dat mensen thuis werken dan is het erg handig als de thuiswerkplek er dan al is.

Lagere belasting van de wegen en het openbaar vervoer

Doordat meer medewerkers thuis werken maken minder mensen gebruik van het wegennet en het openbaar vervoer. Hierdoor zijn er minder files en zijn de treinen minder vol. Waardoor de algemene bereikbaarheid verbetert. Minder files en minder vertragingen in het openbaar vervoer zorgen er ook voor dat medewerkers minder vaak te laat komen. En last but not least: minder woon-werkverkeer leidt tot minder uitstoot van schadelijke stoffen. Dat is goed voor het milieu.

 

Nadelen van thuiswerken

Natuurlijk heeft thuiswerken ook nadelen. De belangrijkste:

De werkgever of leidinggevende kan minder makkelijk toezicht houden

Het is moeilijker voor de werkgever om toezicht te houden op de werknemers. Het is lastiger te controleren of ze hun uren maken en of ze alle werkzaamheden uitvoeren. Het is daarom nog belangrijker om duidelijke afspraken met de medewerker te maken over werkzaamheden, doelen en produktie. Heel Cruijffiaans heeft dit ook weer een voordeel:  het maken van dit soort afspraken is sowieso goed want het geeft iedereen duidelijkheid.

Thuiswerken vereist discipline

Sommige medewerkers kunnen de discipline niet opbrengen om ook daadwerkelijk thuis aan het werk te zijn. Overigens wil dat niet zeggen dat ze daardoor minder goede medewerkers zijn, sommige mensen zitten nu eenmaal zo in elkaar. Maak het hen en jezelf niet moeilijk: kom gewoon samen tot de conclusie dat thuiswerken voor hem niet werkt en stop ermee. Als een medewerker op het werk al niet zo gedisciplineerd is, is het een illusie om te denken dat hij dat thuis wel zal zijn. Het wordt eerder slechter, niet beter.

Kans op misbruik

Sommige mensen willen niet om de juiste redenen graag thuiswerken. Zij willen hun werktijd deels besteden aan kinderopvang, mantelzorg of extra vrije tijd en maken dus in feite misbruik van het thuiswerken. Als werkgever/leidinggevende is het, zonder nu meteen wantrouwig te worden, goed om je bewust te zijn dat deze mogelijkheid bestaat. Vertrouwen is goed, blind zijn voor mogelijk misbruik niet. Zie ook het artikel Hoe ver kunt u gaan als u een medewerker niet vertrouwt?

Vermenging werk en privé

Voor de werknemer is het tijdens thuiswerken makkelijker om even tussen het werk door een privédingetje te doen. Tegelijkertijd zijn mensen die thuiswerken vaak makkelijker bereid langer te werken of om buiten werktijd nog even iets voor het werk te doen. Thuiswerken vervaagt zo de grenzen tussen werk en privé. Dit geeft een groter risico op burn-out en dat is natuurlijk nadelig voor zowel de medewerker als voor de werkgever. Een nuttig hulpmiddel hierbij is het laten bijhouden van een doorlopende tijdregistratie, waarin per regel aangegeven kan worden of een activiteit werk of privé was. De medewerker ziet dan zelf ook of hij op een thuiswerkdag wel aan zijn uren komt. En komt hij er niet aan, geef hem dan de vrijheid om voor de uren die hij tekort komt verlof of tijd-voor-tijd op te nemen. In plaats van ’s avonds door te gaan. Meer informatie over het herkennen en voorkomen van een burnout lees je in: “Van hard werken gaat niemand dood.” De plicht van de werkgever om te zorgen voor een veilige werkomgeving houdt ook in het voorkomen van  – en controleren op een te hoge werkdruk en bovenmatige werkuren. Ook thuis.

Kosten inrichting thuiswerkplek voor werkgever, wel aftrekbaar

Thuiswerkers hebben ook thuis een goede werkplek nodig die voldoet aan de arbo-eisen. Deze bestaat minimaal uit een goede verstelbare bureaustoel (moet voldoen aan NEN1812), een werktafel of bureau op de goede hoogte, goede verlichting, goed beeldscherm. Meestal ook een laptop in plaats van een desktop-PC of thin client. De kosten van de thuiswerkplek zijn voor rekening van de werkgever. Uiteraard zijn deze wel fiscaal aftrekbaar. De Inspectie SZW kan controleren of de thuiswerkplek aan de eisen voldoet. Een lastig dingetje hierbij kan zijn dat de werknemer niet verplicht is de werkgever binnen te laten in zijn huis, wat controle op de thuiswerkplek onmogelijk kan maken. Mijn oplossing hiervoor zou zijn om de thuiswerktoestemming voor deze medewerker dan in te trekken.

Thuiswerken vergt beveiligingsmaatregelen (AVG!)

In uw eigen bedrijf heeft u uw beveiliging waarschijnlijk wel op orde: data wordt op goed beveiligde servers opgeslagen en privacy-gevoelige papieren gaan achter slot en grendel. Maar voor thuiswerken moet u extra maatregelen nemen. De belangrijkste is dat de medewerker over een veilige (en liefst ook snelle) dataverbinding met het bedrijf beschikt. Vaak wordt hiervoor een VPN-verbinding gekozen. Een snelle verbinding maakt het meenemen van data op USB-sticks of op de harde schijf van een laptop niet nodig en dat is een groot voordeel want het verliezen van USB-sticks of laptops is een belangrijke oorzaak van data-lekken. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in het artikel Cijfers datalekken 2018 was dit in 14% van de gevallen zo. Dus instrueer medewerkers die thuis gaan werken goed: laat ze zo weinig mogelijk (liefst geen) data meenemen op een USB-stick of laptop, zorg dat e-mails veilig verstuurd worden (via een VPN-verbinding of beveiligde e-mail) en dat er zeer zorgvuldig wordt omgegaan met privacy-gevoelige papieren (niet in de auto laten liggen, thuis niet rond laten slingeren, enz.). WhatsApp heeft gelukkig goede end-to-end encryptie dus daar hoeft u zich minder druk over te maken. Bindt uw medewerkers echter wel op het hart echt goed op te letten dat een e-mail of WhatsApp-bericht niet aan de verkeerde persoon of (nog veel erger!) verkeerde groep wordt gestuurd. Want daar helpt geen enkele beveiliging tegen en dat is gezien het artikel hierboven een nog veel grotere oorzaak van datalekken.

Personeel bijeen roepen lastiger

Als je werknemers grotendeels thuis werken kun je ze niet meer direct bijeen roepen voor een vergadering of bijeenkomst. De keren dat het in een bedrijf voorkomt dat het personeel plotseling onverwacht bij elkaar geroepen moet worden zijn echter zeer zeldzaam. Over het algemeen is het vooral een kwestie van goed plannen. Sommige bedrijven lossen het op door één dag of dagdeel in de week vast stellen waarop niemand thuis werkt en alle parttimers ook op het werk zijn. Of door het mogelijk te maken dat medewerkers vanaf thuis via Skype o.i.d. aan een vergadering deelnemen.

Overige wetenswaardigheden m.b.t. thuiswerken

 

Kan een werkgever een medewerker verplichten om thuis te gaan werken?

Nee, normaal gesproken kan dat niet. De werkgever heeft weliswaar een instructierecht naar zijn medewerkers toe. Daarbij moet aan drie voorwaarden worden voldaan: is er voldoende aanleiding voor de instructie (dus is het echt nodig), is de instructie redelijk, moet de medewerker de instructie in redelijkheid accepteren. De arbowet verplicht de werkgever om te zorgen voor een passende en veilige werkplek, die verplichting kan niet eenzijdig door de werkgever naar de werknemer worden verschoven. Het is iets anders als er al bij de aanname duidelijk is gemaakt (en in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd) dat er gedeeltelijk thuis moet worden gewerkt, zoals soms bij flexkantoren wel gebeurt. Aan die afspraak moet de medewerker zich uiteraard wel houden. En bij de uitbraak van het Corona-virus in 2020 vroeg de overheid dringend om medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dan zal de medewerker dat in redelijkheid wel moeten accepteren.

Kan een medewerker het bij zijn werkgever afdwingen om thuis te mogen werken?

Als de medewerker wil thuiswerken heeft hij daar op grond van de Wet Flexibel Werken (WFW) in principe recht op. Op grond van het bedrijfsbelang kan de werkgever dit weigeren. De medewerker moet het twee maanden van te voren aanvragen en hij mag zo’n verzoek maar één keer per jaar doen. De werkgever moet daar, na overleg met de werknemer, binnen één maand gemotiveerd op beslissen. De WFW heeft echter een voorziening dat deze voorwaarden bij onvoorziene omstandigheden (zoals de uitbraak van het Corona-virus) niet gelden en dat de werkgever dan binnen vijf dagen een beslissing moet nemen.

Dekt de aansprakelijkheidsverzekering het thuiswerken?

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkplek. Als een werknemer tijdens het werk iets overkomt kan de werkgever aansprakelijk zijn voor de (letsel)schade, ook als dit thuis gebeurt. Check je verzekering of dit gedekt is. Sommige verzekeringen dekken alleen schades die zijn opgelopen binnen het bedrijf of bij de klant.

Thuiswerkovereenkomst

Het is niet verplicht om met een thuiswerkende medewerker een thuiswerkovereenkomst te sluiten maar het is wel zeer aan te bevelen. Je kunt daarin o.a. vastleggen dat de medewerker de voor het thuiswerken ingerichte werkplek ook echt gebruikt (en dus niet met z’n laptop op de bank gaat liggen), dat hij ook thuis een goede doorlopende tijdregistratie bijhoudt, dat hij zich aan het afgesproken aantal werkuren houdt (niet meer en niet minder) dat hij zorgvuldig zal omgaan met bedrijfsgegevens (geen gegevens op USB-stick of laptop meenemen tenzij het echt niet anders kan), zo mogelijk afspraken vastleggen over te leveren output (eigenlijk is dat beter dan afspraken maken over het aantal werkuren). Zet er ook in dat de medewerker de werkgever en de arbeidsinspectie op de thuiswerkplek moet toelaten voor inspectie. Als de thuiswerksituatie tijdelijk is (zoals bij de corona-uitbraak) leg dit dan ook duidelijk vast.