In het artikel Beoordelingsgesprekken? Ga het eindelijk eens anders doen! schreef ik dat het één keer per jaar beoordelen van medewerkers beter kan en moet. Als u nu denkt dat het roer rigoureus om moet, en dat er veel beter tweewekelijks naar het functioneren van het hele team gekeken kan worden, dan geeft dit artikel u daar handvatten voor, op basis van de Scrum methode. Zonder daarbij individuele prestaties uit het oog te verliezen natuurlijk.

De methodes zijn er al!

Het sleutelwoord bij goed beoordelen is betrokkenheid. Lees de artikelen 5 tips voor het bevorderen van betrokkenheid en bevlogenheid en Betrokkenheid van werknemers: de harde waarheid. Leidinggevenden moet veel betrokkener worden bij hun medewerkers, de medewerkers moet grote betrokkenheid bij het bedrijf hebben. In een volgende fase zal die betrokkenheid doorgroeien naar bevlogenheid. Hoe krijg je dat voor elkaar? De methodes daarvoor hebben zich de laatste jaren al bewezen in productie-omgevingen, logistiek en automatisering onder verschillende namen: Six Sigma, Lean, Agile, Scrum, enz.

Hoe ziet dat Scrum er dan uit?

De principes van Scrum zijn in het klein en in een simpele vorm in elk team van 5 tot maximaal 10 medewerkers toepasbaar. Enkele highlights eruit:

  • Het werk wordt in zo klein mogelijke afgeronde brokken verdeeld. Idealiter kan 1 teamlid een brok werk in 4 tot 12 uur uitvoeren.
  • Hoeveel tijd er voor een brok werk nodig is wordt door het team samen per brok ingeschat (met “planningspoker” gaat dat snel). Dit gaat niet op minuten nauwkeurig, vaak wordt er gewerkt met T-shirt sizes. Dus een klus die in ca. 4 uur klaar kan zijn is een S, verwacht men 4 tot 12 uur dan wordt het een M, 12 tot 24 uur wordt een L, enzovoort.
  • Er wordt over een periode van twee weken gepland, de zgn. “sprint“. In de sprint worden brokken werk die logisch met elkaar samenhangen uitgevoerd. Ook dat bepaalt het team, evenals wie welke brokken werk gaat doen.
  • Aan het eind van de twee weken wordt door enkele teamleden een demonstratie/presentatie gegeven van het werk dat gedaan is aan de direct belanghebbende, de “product demo“. In Scrum heet de persoon aan wie gepresenteerd wordt de “product owner“. Liefst is dat een extern persoon zoals een klant, maar bijvoorbeeld de boekhouding kan de demo ook geven aan de controller of de financieel directeur.
  • Na de demo kijkt het team terug op de afgelopen twee weken: is het gegaan zoals het gepland was, zijn de beoogde resultaten gehaald en wat waren de redenen van afwijkingen (dus wat kunnen we ervan leren). Dit is de “retrospective“.
  • elke morgen wordt begonnen met een “stand-up meeting“, een staande vergadering van max. 15 minuten waarin elk teamlid 3 dingen vertelt: (1) wat heb ik gisteren gedaan, (2) tegen welke problemen ben ik aangelopen en (3) wat ga ik vandaag doen. Andere teamleden mogen uiteraard suggesties geven of hulp aanbieden.
  • de leidinggevende is nadrukkelijk bij de bovengenoemde punten aanwezig. Enerzijds zorgt hij dat het team datgene gaat doen dat gedaan moet worden. In de praktijk blijkt dat hij het team nauwelijks achter de broek hoeft te zitten. Wel observeert hij natuurlijk de teamleden en zorgt dat ze naar vermogen bijdragen aan de teamprestatie. Anderzijds kan de leidinggevende het proces bewaken. Bij Scrum heet diegene de “Scrum Master“. Vaak heeft het echter de voorkeur dat een ander teamlid of een extern persoon die rol op zich neemt.

En kan ik dan stoppen met beoordelen?

Nou, u kunt stoppen met die vervelende gesprekken aan het eind van het jaar. Het is wel zaak dat u wat registreert van het hierboven omschreven proces. Met name van de product demo (presentaties opnemen op video?) of van een gesprek dat u na de demo met de product owner had (wat vond u ervan?).  Van de retrospective is het goed om notulen te laten maken. En als een medewerker te weinig voortgang boekt, te vaak met (dezelfde) problemen terugkomt enz. dan spreekt u hem daar uiteraard op aan en geeft u hem een verslagje van dat gesprek. Altijd, dat moet vaste prik zijn. Mocht u dan ooit op basis van disfunctioneren afscheid moeten nemen van een medewerker dan heeft u een beter “dossier” dan met beoordelings- en waarschuwingsgesprekken.

Voorbereiding is 90% van het succes!

Wilt u meer weten over het introduceren van een dergelijk systeem bij een van uw teams? Of heeft u al besloten dit te gaan doen maar kunt u er deskundige hulp bij gebruiken? Het succes van zo’n belangrijke stap staat of valt met een goede voorbereiding, goede communicatie en vooral aandacht voor de details. Wij helpen u er graag bij, bel 06-50598271.