Gastblog van Olivier Tardieu, managing director van online onafhankelijk hypotheekadviseur eyeOpen.nl.
Als werkgever wilt u uw medewerkers een goede toekomst bieden, zowel binnen als buiten het werk. Dit kan bijvoorbeeld door het geven van een vast contract waarmee de medewerker makkelijker een eigen huis kan kopen. Grote kans dan ook dat er regelmatig een medewerker bij uw bureau staat met de vraag om een werkgeversverklaring voor een hypotheek in te vullen. En dat invullen is lastiger dan het op het eerste gezicht lijkt. Het blijkt dat een werkgeversverklaring voor een hypotheek in 90% van de gevallen de eerste keer wordt geweigerd door hypotheekverstrekkers omdat deze onjuist of incompleet is ingevuld. Hypotheekadviseur eyeOpen.nl kijkt in dit artikel naar de rol van de werkgever. Want voor beide partijen is niets zo vervelend dan dat het formulier opnieuw ingevuld moet worden.
Het doel van de werkgeversverklaring voor een hypotheek
Als een medewerker een hypotheek wil regelen, dient hij bij de hypotheekverstrekker te bewijzen dat hij een stabiel inkomen heeft. Ook de hoogte van het inkomen moet in combinatie met de meeste recente loonstrook of jaaropgave bevestigd worden. Als werkgever informeert u hiermee de hypotheekverstrekker over de financiële situatie van de medewerker zodat zij eventueel een hypotheek kunnen geven. Deze informatie wordt opgenomen in de werkgeversverklaring.
Wat is een intentieverklaring?
Heeft uw medewerker geen vast contract? Dan komt naast de werkgeversverklaring ook de intentieverklaring (ook ‘Verklaring voortzetting dienstverband‘ genoemd) om de hoek kijken. In deze verklaring kunt u laten weten dat u als werkgever de intentie hebt de medewerker in vaste dienst te nemen, mits deze op dezelfde wijze blijft functioneren en het bedrijf gelijk blijft presteren.
Wat gaat er mis met invullen?
De werkgeversverklaring voor een hypotheek is een zeer belangrijk document bij de hypotheekaanvraag. Al bij een klein foutje wordt de werkgeversverklaring geweigerd. Vervelend voor de werkgever, omdat u het formulier daarna opnieuw moet invullen. Maar ook heel vervelend voor de medewerker die langer moet wachten op de goedkeuring van een hypotheek. Met soms zelfs als gevolg dat de koop van een huis niet doorgaat. Belangrijk dan ook om als werkgever goed op te letten. Gelukkig is sinds medio 2016 een nieuw standaardformulier ontwikkeld voor de werkgeversverklaring. Dankzij dit nieuwe document worden er minder fouten gemaakt. Toch zijn er nog voldoende valkuilen. Hieronder zetten we deze voor u op een rijtje:
1) Het incompleet invullen van het formulier
Een van de meest voorkomende fouten is dat het formulier niet volledig ingevuld is. Elk invulveld moet worden ingevuld. Hoe onbelangrijk het misschien lijkt, overslaan betekent gegarandeerd een weigering. Zorg er dan ook voor dat alle informatie compleet is. Als een bedrag, bijvoorbeeld een kostenvergoeding, niet van toepassing is, vul dan een 0 (nul) in.
2) Het onjuist invullen van het formulier
Naast de werkgeversverklaring vraagt de hypotheekverstrekker ook een jaaropgave of een recente loonstrook. Opvallend vaak komen deze financiële gegevens niet overeen met de ingevulde werkgeversverklaring. Terwijl deze documenten elkaar juist dienen te ondersteunen. Belangrijk dus om alle gegevens goed na te lopen, want als de gegevens niet overeenkomen zal de verklaring niet geaccepteerd worden. Iets wat vaak misgaat is het invullen van het bruto jaarsalaris. Hiervoor moet het bruto maandsalaris vermenigvuldigd worden met 12. Krijgt de medewerker echter om de vier weken zijn salaris, dient dit bedrag vermenigvuldigd te worden met 13 om tot het correcte bruto jaarsalaris te komen. U moet bij het bruto jaarsalaris niet het vakantiegeld meenemen. Het vakantiegeld wordt op de volgende regel apart vermeld.
3) Verkeerd of verouderd formulier
In sommige gevallen gebruikt de werkgever een eigen formulier dat hij nog heeft liggen. Omdat de regelgeving bij hypotheken doorlopend verandert, geldt dit ook voor de documenten zelf. Gebruikt u een eigen formulier, zorg er dan voor dat deze up-to-date is. Er worden regelmatig verouderde formulieren gebruikt. Zoals eerder genoemd is er nu een nieuw standaardformulier dat door de meeste hypotheekverstrekkers wordt geaccepteerd. Nadeel is alleen dat nog niet elke hypotheekverstrekker dit formulier accepteert. Enkele banken gebruiken een eigen document. We adviseren dan ook altijd om aan de medewerker te vragen het formulier aan te leveren dat hij van zijn hypotheekadviseur aangeleverd heeft gekregen. De hypotheekadviseur weet precies welk formulier bij welke bank hoort.
4) Te vroeg ondertekend
Een veel gemaakte fout is dat de werkgeversverklaring voor een hypotheek te vroeg ondertekend wordt. Een overenthousiaste medewerker die nog niet ver is in het aankoopproces van de woning kan daarmee veroorzaken dat u als werkgever het formulier later nog eens moet invullen. Men denkt daarmee snelheid te winnen door alvast alle documenten te verzamelen om zo de procedure van de hypotheekaanvraag sneller te kunnen doorlopen. Soms zelfs nog voordat een bod is uitgebracht op een woning.
De werkgeversverklaring voor een hypotheek is vanaf 2017 zelfs nog maar drie maanden geldig. In deze periode moet de aanvraag voor de hypotheek worden goedgekeurd. Voor de aanvraag staat gemiddeld 6 weken, dus dat is al de helft van de geldigheid van de werkgeversverklaring. Als werkgever zou u er dus voor kunnen kiezen om de werkgeversverklaring pas in te vullen nadat een medewerker een voorlopig koopcontract heeft getekend.
5) Doorhalingen of andere correcties
Meestal wordt het tegenwoordig digitaal gedaan, maar als de werkgeversverklaring op papier wordt gevraagd dan geldt nog het volgende. Om fraude te voorkomen accepteren hypotheekverstrekkers geen werkgeversverklaring voor een hypotheek waarin correcties zijn aangebracht. Daaronder valt ook het gebruik van correctievloeistof of –tape. Een medewerker zou immers nadat u het formulier heeft afgegeven een hoger salaris erop gezet kunnen hebben om zo een hogere hypotheek te kunnen krijgen. Dus als u een fout maakt, gooi het formulier dan weg en vul een nieuw formulier in. Ook is het zo dat het formulier door één persoon en met dezelfde kleur blauwe pen ingevuld moet zijn. Soms wordt ook nog een bedrijfsstempel gevraagd. Tip: maak van het formulier dat u van de medewerker krijgt eerst een kopie en vul die in. Als u dan een fout maakt kunt u een nieuwe kopie van het origineel maken. De kopie mag in zwart/wit zijn, maar hij moet dus wel in blauw ingevuld worden.