Met de HR-cyclus wordt de cyclus van formele gesprekken bedoeld die een leidinggevende met elk van zijn medewerkers jaarlijks voert. De HR-cyclus bestaat minimaal uit het functioneringsgesprek aan het begin van het jaar en het beoordelingsgesprek aan het einde ervan. Het verdient aanbeveling om zeker in de eerste jaren van het dienstverband ook zgn. tussenstandgesprekken te voeren, afhankelijk van de situatie een of meerdere keren per jaar.

Tip 1: laat de HR-cyclus niet gelijk lopen met het kalenderjaar. Ten eerste trekt dit vaak een te grote wissel op de leidinggevenden in de toch al drukke tijden van het jaar (januari en december). Ten tweede werkt het in de hand om er alleen in die twee maanden aandacht aan te besteden. Het functioneren van medewerkers is de belangrijkste taak van de leidinggevende die het hele jaar door diens aandacht verdient. Goed alternatief is om de HR-cyclus te koppelen aan de dienstjaren van de medewerker. Het eerste functioneringsgesprek vindt dan plaats nadat de nieuwe medewerker is ingewerkt en het eerste beoordelingsgesprek circa 1 maand voor het einde van de eerste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Volgen er meer contracten voor bepaalde tijd dan volgen de gesprekken de begin- en einddata van deze contracten. Vanaf het contract voor onbepaalde tijd plant u het functioneringsgesprek kort na de ingangsdatum ervan en het beoordelingsgesprek 11 a 12 maanden later. In de 13e maand dan weer een functioneringsgesprek, enzovoort.

Tip 2: laat de leidinggevenden per medewerker een logboek bijhouden waarin door het jaar heen (minimaal eens per maand) aantekening wordt gemaakt van in het oog springende goede of slechte prestaties van de medewerker. Dit zorgt voor een goede evenwichtige beoordeling, voor betrokkenheid van de leidinggevende bij de medewerkers en het bespaart veel tijd bij het opmaken van de beoordeling.

Tip 3: de termen “beoordelingsgesprek” en “functioneringsgesprek” hebben de laatste jaren nogal een negatieve lading gekregen, vooral vanwege bovenstaand probleem: er werd 1 of 2 keer per jaar aandacht aan de medewerker besteed en verder niet. Veel medewerkers noemen het daarom ook “veroordelingsgesprek”. Het eerste wat je moet doen om dit te vermijden is uiteraard vaker (minstens maandelijks) aandacht aan de medewerker en diens functioneren besteden. Daarna zijn er betere termen: “Prestatiebegeleiding” in plaats van “HR-cyclus” (het is geen speeltje van HR); “Afsprakengesprek” in plaats van “Functioneringsgesprek” en “Resultatengesprek” in plaats van “Beoordelingsgesprek”.

Tip 4: Het besteden van aandacht aan het functioneren van medewerkers is iets dat