In de huidige markt is het voor veel functies vrijwel onmogelijk om een nieuwe medewerker te werven die aan alle functie-eisen voldoet. Eén mogelijke oplossing hiervoor is het opleiden van mensen. Dat kunnen nieuwe medewerkers zijn of reeds aanwezige medewerkers. In beide gevallen worden er studiekosten gemaakt. Dat is op zich niet zo erg, zo lang dit maar via de productiviteit of het betere functioneren van de medewerker kan worden terugverdiend. Daar moet u dan natuurlijk wel de tijd voor hebben. Vaak wordt er daarom afgesproken dat de vergoede studiekosten door de medewerker (gedeeltelijk) moeten worden terugbetaald indien deze binnen korte tijd uw bedrijf verlaat. Waar moet u daarbij op letten?

  1. Maak schriftelijke afspraken over de terugbetaling. De Hoge Raad heeft al in 1983 bepaald dat een studiekostenbeding schriftelijk moet zijn vastgelegd.  Per e-mail mag ook maar vraag dan wel even een bevestiging aan de medewerker. Maar het beste is het opstellen van een studiekostenovereenkomst.
  2. Als het een opleiding is die door het bedrijf betaald wordt, sluit de studiekostenovereenkomst dan vóórdat met de opleiding wordt begonnen. Doet u dat pas tijdens – of zelfs ná de opleiding dan is er voor de medewerker weinig reden meer om ermee akkoord te gaan.
  3. Als het een opleiding is die de medewerker betaalt en waar u een bijdrage aan levert, stel de bijdrage dan ook afhankelijk van het tekenen van de overeenkomst. Doe dus niet vooraf een toezegging, mondeling of bijvoorbeeld in een Personeelshandboek.
  4. Leg vast hoe lang de terugbetalingsverplichting geldt. Dit moet een realistische termijn zijn ten opzichte van de duur en zwaarte van de studie en het bedrag van de studiekosten. Voor een cursus van een paar dagen die minder dan 1000 euro kost is één jaar vaak reëel. Voor een jaar of twee avondschool wat enkele duizenden euro’s kost kunt u aan drie tot vier jaar denken.
  5. Het terug te betalen bedrag moet lineair aflopen naarmate de opleiding langer geleden is gevolgd. Als u een termijn van bijvoorbeeld 4 jaar overeenkomt dan kunt u afspreken dat per maand de terugbetalingsverplichting 1/48e lager wordt. Per jaar 25% afbouwen mag in dat geval ook.
  6. Kies een goede ingangsdatum van de afbouwtermijn. Volgens mij is dat altijd het moment waarop de opleiding met succes is afgerond. Neem dus niet de datum van de aanvang van de opleiding. Want zeker bij langere opleidingen is de terugbetalingsverplichting dan al vrijwel afgebouwd als de opleiding klaar is. Meestal is dat niet uw bedoeling.
  7. Neem ook op in de overeenkomst wat er bij het niet afronden van de opleiding (of bij einde dienstverband tijdens de studie) met de betaalde studiekosten moet gebeuren. Vaak moeten de studiekosten dan volledig worden terugbetaald, maar dit is niet altijd reëel. Zie ook punt 16 hierna.
  8. De rechter eist van u als werkgever dat u volledige duidelijkheid heeft verschaft over de terugbetalingsverplichting. Daarom is het ’t beste om per studie een aparte studiekostenovereenkomst te sluiten. Raamovereenkomsten (al dan niet in de arbeidsovereenkomst) zijn hiervoor vrijwel nooit duidelijk genoeg. Eerder schreef ik over dit duidelijkheidsvereiste al: Onduidelijkheid in overeenkomst voor rekening werkgever.
  9. Bij meerjarige studies is het meestal geen goed idee om per studiejaar een overeenkomst te sluiten. Want dan gaat de terugbetalingsverplichting per voltooid studiejaar in en lopen er na 3 jaar 3 afbouwende termijnen. Het maakt het de medewerker dan ook te makkelijk om de studie niet af te maken.
  10. Als er voor de studie gereisd moet worden, spreek dan af wat er met de reiskosten gebeurt. U mag deze fiscaal gezien vergoeden aan de medewerker, maar doet u dat ook? Volledig of voor een percentage? Vallen de vergoede reiskosten ook onder de terugbetalingsverplichting?
  11. Bij veel studies worden de examenkosten apart in rekening gebracht. Het is gebruikelijk om de examenkosten één keer te vergoeden. Haalt de medewerker het examen niet, dan zijn de kosten voor het herexamen meestal voor rekening van de medewerker.
  12. Soms is voor de studie een laptop of tablet nodig. Maak ook hier afspraken over. Betaalt u de laptop of tablet, vallen deze kosten ook onder de terugbetalingsverplichting, is de laptop of tablet na afloop van de studie eigendom van de medewerker of van u?
  13. Als de studie geheel of gedeeltelijk in werktijd plaatsvindt, hoe wordt dan met deze werkuren omgegaan? Worden de uren als werktijd beschouwd dus doorbetaald, of moet de medewerker voor deze uren geheel of gedeeltelijk verlof opnemen? In het laatste geval, kan de medewerker in plaats van verlof dan ook tijd-voor-tijd (dus eerder gemaakte overuren) hiervoor gebruiken? Als de uren worden doorbetaald, valt het uurloon voor deze uren dan ook onder de terugbetalingsverplichting?
  14. Als u dit allemaal langsgelopen heeft dan kunt u het totale bedrag vaststellen waarvoor de terugbetalingsverplichting geldt. Vermeldt dit bedrag dan ook in de studiekostenovereenkomst. Dit hoort bij de duidelijkheid die de rechter van u als werkgever verlangt.
  15. Leg vast of het een studie betreft die de werknemer op eigen verzoek wilde gaan volgen of dat het een verplichting van de kant van de werkgever was. In dat laatste geval is het logisch dat u minder strikt kunt zijn in de terugbetalingsverplichtingen die u oplegt. Zie ook deze rechterlijke uitspraak: ECLI:NL:RBMNE:2015:5474
  16. Uit die uitspraak en ook uit deze (ECLI:NL:RBAMS:2017:65) blijkt dat u extra duidelijk moet zijn wanneer de medewerker die de studie gaat volgen nog op een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd bij u werkt. Geldt de terugbetalingsverplichting ook wanneer de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever niet wordt verlengd of als het niet-verlengen het gevolg is van het niet behalen van de opleiding?

Nog even speciale aandacht voor niet-werkgerelateerde studies die erop gericht zijn de kansen op de arbeidsmarkt van de betreffende medewerker te vergroten. Dit soort opleidingen worden juist aangeboden met het oog op een mogelijke beëindiging van het dienstverband. Een terugbetalingsverplichting zou hierbij onlogisch en misplaatst zijn. U mag dit soort studiekosten aftrekken van de transitievergoeding (zie artikel 7:673 lid 6 BW) waar de medewerker bij ontslag recht op heeft. Dit mag echter alleen als u dit vooraf schriftelijk met de medewerker bent overeengekomen. Dus maak ook voor dit soort studies wel een studiekostenovereenkomst waar u dit in zet. En vermeld ook in zo’n overeenkomst duidelijk het bedrag van de totale studiekosten. Dus inclusief reiskosten, doorbetaalde werkuren, examenkosten, kosten van een laptop of tablet en studieboeken.

Mocht u na het lezen denken dat er bij het opstellen van een goede studiekostenovereenkomst wel veel komt kijken, dan klopt dat. Zo’n overeenkomst is eigenlijk altijd maatwerk. Maar uiteraard helpen we u er graag bij. Dus bel gerust 06-50598271.