Een werknemer heeft het recht om calamiteitenverlof op te nemen wanneer hij of zij een dringend privéprobleem op moet lossen en er sprake is van zeer bijzondere persoonlijke en onverwachte situatie. Er moet sprake zijn van overmacht of een wettelijke – of door de overheid opgelegde plicht en van een bijzondere persoonlijke situatie. Enkele voorbeelden hiervan:
- de werknemer moet een kind van school halen dat opeens ziek is;
- de werknemers partner moet bevallen;
- bij de werknemer thuis is de waterleiding is gesprongen en hij of zij moet meteen een loodgieter regelen;
- de partner of een direct familielid van de werknemer overlijdt. Het familielid is een bloedverwant van de werknemer of dienst partner in de rechte lijn of in de tweede graad van de zijlijn;
- de werknemer wil gaan stemmen en dat kan alleen onder werktijd;
- de werknemer moet naar de dokter of tandarts en dit kan alleen onder werktijd. Of de werknemer moet iemand uit zijn naaste omgeving naar de dokter begeleiden.
De werknemer kan calamiteitenverlof opnemen zo lang als nodig is om het dringende privéprobleem op te lossen. Dat kan van een paar uur tot een paar dagen duren. Er geldt geen maximum aantal uren calamiteitenverlof per jaar. Het opnemen van calamiteitenverlof moet zo spoedig mogelijk aan de werkgever gemeld worden. De werkgever mag achteraf om bewijs vragen voor de noodzaak van het calamiteitenverlof.
In principe wordt het salaris tijdens calamiteitenverlof volledig doorbetaald, tenzij er in de CAO, de arbeidsovereenkomst of een Personeelsreglement iets anders is bepaald. Maar minimaal moet er 70% van het salaris en minimaal het minimumloon worden doorbetaald. Als er in de CAO een regeling voor calamiteitenverlof staat dan gaat deze boven de hier genoemde wettelijke regels, ook als de CAO-regels minder gunstig zijn voor de werknemer.