Het sollicitatiegesprek: besteed er aandacht aan!

Zeker de mensen die al een jaar of 10 met personeelswerving bezig zijn, zijn gewend dat sollicitanten graag bij hen willen komen werken. Er is al veel geschreven over de “eigenzinnige generatie Y” of “de millennial generatie” en nog meer over de krapte op de arbeidsmarkt. Waarmee wel duidelijk is dat het zo niet meer werkt. De sollicitant van nu wil vooral weten of hij u en uw bedrijf wel leuk genoeg vindt om bij te komen werken. Ik zeg bewust niet alleen “uw bedrijf” maar ook “u” want mensen werken meer voor een manager dan voor een bedrijf. (Zie ook het artikel Waarom verlaten goede medewerkers uw bedrijf?) In de gedachte: “je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken” doet u er daarom goed aan om bij het eerste echte contactmoment met de kandidaat, het sollicitatiegesprek, te zorgen dat niet alleen hij of zij (ik noem de kandidaat verder “hij”), maar ook ú uw beste beentje voor zet. Hierbij een aantal tips en valkuilen.

Bereid u goed voor op elk sollicitatiegesprek

Uit diverse onderzoeken (de belangrijkste: What Workers Want 2018 van Hays) is gebleken dat de grootste ergernis van sollicitanten is dat hun gesprekspartner (u dus) zich onvoldoende heeft voorbereid op het gesprek. Op zijn minst wordt van u verwacht dat u het CV en de eventuele motivatiebrief van de kandidaat goed heeft doorgelezen. Zodat u dus geen vragen stelt die daar al in staan. Een voorbeeld. Vaak geeft een sollicitant in zijn motivatiebrief al de reden waarom hij bij u wil werken. Dan is de vraag: “waarom wil je bij ons werken” geen goede. Natuurlijk weten we dat dergelijke redenen in brieven nogal clichématig zijn, en willen we de échte reden weten. U kunt dan beter vragen: “je schrijft in je brief dat je graag bij ons wil werken omdat <herhaal wat in de brief staat>. Kun je dit wat nader toelichten?” Laatst deed ik een wervingsprocedure voor een kunststofbedrijf. De kandidaat had in zijn brief geschreven dat hij zich graag verder wilde bekwamen in de productie van kunststof, wat op mij nogal onecht overkwam omdat hij nooit eerder bij een kunststofbedrijf had gewerkt, en kunststofproductie op geen enkele technische opleiding onderwezen wordt. Ik vraag dan waar zijn belangstelling voor kunststofproductie vandaan komt en welke ervaring hij daarmee heeft.

Bereid ook de omgeving goed voor

Als de kandidaat zich bij uw receptie meldt, zorg dan dat de receptioniste als hij zijn naam noemt meteen weet waar hij voor komt. Zorg dat er een goed geventileerde en rustige gespreksruimte beschikbaar is. Als daar een telefoon staat, zorg dat die tijdens het gesprek niet over kan gaan. Neem liefst geen mobiele telefoon mee naar het gesprek, of zet die op z’n minst goed op “Niet Storen”. Zorg dat er niemand binnenkomt tijdens het gesprek. Als een van beide dingen niet kan omdat u een zeer belangrijk telefoontje verwacht, leg dit dan vooraf uit aan de kandidaat. Maar dat moet echt een zéér uitzonderlijke situatie zijn.  Bellen, appen of weglopen tijdens een sollicitatiegesprek geeft maar één signaal aan de kandidaat: “ik vind wat ik nu doe belangrijker dan jou”. Zorg ook dat u op tijd bent voor het gesprek. Een goede kandidaat komt vijf tot tien minuten te vroeg, zorg dat u zelf ook wat te vroeg bent.

Zorg voor de juiste mensen aan tafel

Bij een eerste sollicitatiegesprek is mijn dringende advies om dit van de kant van de werkgever door twee personen te laten doen. Niet meer en niet minder. Geef in de bevestiging van de uitnodiging (altijd versturen!) aan welke personen er van uw kant bij het gesprek zijn en vermeld hun functies. Een gesprek door één persoon heeft het nadeel dat diegene tegelijk aantekeningen moet maken, goede vragen moet bedenken (want alleen een vragenlijstje aflopen werkt niet, u zult moeten inspelen op eerder gegeven antwoorden), goed naar de antwoorden moet luisteren en op de nonverbale communicatie van de kandidaat moet letten. Het is vrijwel onmogelijk dit allemaal tegelijk goed te doen. Meer dan twee personen is te intimiderend en te ongelijkwaardig voor de kandidaat, die immers zelf maar alleen is. Tevens wordt het dan te snel een soort kruisverhoor, wat zelfs de meest assertieve kandidaat kan doen dichtklappen. Zoals gezegd: de toekomstige direct leidinggevende van de kandidaat moet in elk geval aan tafel zitten, want een van de belangrijkste doelen van het gesprek is te bepalen of er een klik is tussen de leidinggevende en de kandidaat. Van beide kanten! Meestal is de tweede persoon aan tafel iemand die goed is in het voeren van sollicitatiegesprekken, dus vaak iemand van personeelszaken/HRM.

Leg uit wat de procedure is en hoe lang die duurt

Een kandidaat heeft tegenwoordig vaak meerdere sollicitaties lopen en wil natuurlijk het liefst kunnen kiezen uit meerdere aanbiedingen. Hij wil daarom weten wanneer hij de aanbieding van u mag verwachten en welke stappen voordien nog gezet moeten worden (tweede gesprek, kennismaking met collega’s al dan niet tijdens een rondleiding, eventuele psychologische onderzoeken of assessment centers, referentiecheck). Daarmee kan hij dan proberen de verschillende procedures te synchroniseren. Als hij het van u niet weet (en het duurt enkele weken) dan loopt u het risico dat hij niet op u wacht en voor een andere aanbieding kiest. Over de procedure: zelf doe ik altijd eerst een telefonisch interview (bespaart veel tijd) en aan het eind van de procedure een referentiecheck (geeft met weinig moeite veel nuttige informatie). Tijdens het telefonisch interview noem ik al de referentiecheck. Kandidaten die weten dat ze bij een referentiecheck door de mand zullen vallen, haken meestal na het telefonisch interview af. Ook dat bespaart veel tijd.

Voer een gestructureerd sollicitatiegesprek

Uit het eerdergenoemde onderzoek van Hays blijkt dat van de Engelse ondervraagden, 38 % zich ergert aan een ongestructureerd interview. Onder Nederlanders is dit percentage lager, maar toch. Daarnaast zijn er nog wat redenen om te zorgen voor een goede structuur van het sollicitatiegesprek. De belangrijkste is dat u daarmee zorgt dat u de kandidaten beter met elkaar kunt vergelijken omdat u in grote lijnen aan alle kandidaten dezelfde vragen heeft gesteld. Zodat het u nooit meer gebeurt dat de vierde kandidaat u vertelt dat hij een bepaalde ervaring heeft die zeer goed van pas komt, en u geen idee heeft of de drie kandidaten daarvoor die ervaring ook hebben. Een tweede reden voor een gestructureerd interview is dat u het uzelf daarmee makkelijker maakt en u niet tijdens het gesprek met dat onbestemde gevoel zit of u nu wel alles gevraagd heeft. Tot slot: als u vooraf heeft nagedacht over wat u wil vragen stelt u waarschijnlijk betere vragen.

Geef de kandidaat een goed en eerlijk beeld van uw bedrijf

Veel sollicitatiegesprekken zijn te eenzijdig: de werkgever vraagt en de kandidaat geeft antwoord. Probeer er echt een tweezijdig gesprek van te maken door de kandidaat meerdere keren de gelegenheid te geven tot het stellen van vragen. En dan niet: hij mag één vraag stellen, krijgt daar een kort antwoord op, vervolgens vuurt u weer tien vragen op hem af. Geef hem de gelegenheid om dóór te vragen zodat hij zich écht een beeld van uw bedrijf kan vormen. In ditzelfde kader: vertel niet alleen wat uw bedrijf doet maar geef ook achtergrondinformatie. Bijvoorbeeld over het ontstaan van het bedrijf, belangrijke momenten zoals overnames, is het een familiebedrijf (of recent geweest) of onderdeel van een groter bedrijf, wat betekent dat in de dagelijkse gang van zaken, hoeveel medewerkers zijn er, welke afdelingen zijn er, wat maakt uw bedrijf uniek in de markt. En natuurlijk ook: wat zijn de werktijden, hoe strak wordt daarmee omgegaan, wordt er veel overgewerkt en hoe wordt dat vergoed (voor details kunt u naar het tweede gesprek verwijzen), wat zijn de doorgroeimogelijkheden (noem enkele mensen in uw bedrijf die zijn doorgegroeid), hoe worden nieuwe medewerkers ingewerkt en verder opgeleid, enz. Kortom: wat zijn de kernwaarden van het bedrijf en hoe is de cultuur. Geef wel een eerlijk beeld. Als u het té mooi voorstelt is de teleurstelling na de indiensttreding des te groter en haken veel kandidaten al in de proeftijd af. Met als gevolg dat u weer helemaal opnieuw kunt beginnen met werven.

Breek een sollicitatiegesprek niet voortijdig af

De gebruikelijke duur van een eerste sollicitatiegesprek is minstens één uur. Als u na 45 minuten of eerder het gesprek al afbreekt, dan is dat voor de kandidaat een signaal dat u uw mening al bepaald heeft, en dat die negatief is. Dit is nogal neerbuigend naar de kandidaat, die immers zijn best heeft gedaan om een CV op te stellen, te solliciteren, mogelijk al een telefonisch interview heeft gedaan, naar u toe te komen, enz. In zo’n situatie zeg je via een te kort interview feitelijk: je gezicht of je figuur staat me niet aan, je komt slecht over, of ik heb je op een leugen betrapt. De kandidaat zal al snel denken dat u discrimineert, want hoe kunt u anders zó snel uw oordeel vormen? Mocht u nu denken: “dat maakt mij niet uit, ik wil die kandidaat toch niet aannemen”, bedenk dan dat zo’n incident erg slecht voor uw arbeidsmarktimago kan zijn. Berichten verspreiden zich razendsnel via social media en zijn nauwelijks te verwijderen. Als u er überhaupt al weet van heeft. Eén negatief bericht over uw bedrijf op internet kan maken dat u minder kandidaten op uw vacature krijgt. In de huidige krappe arbeidsmarkt is dat zeer ongewenst. Geef om dezelfde reden (als u te snel uw oordeel vormt zult u wel discrimineren) niet meteen aan het eind van het gesprek de mededeling aan de kandidaat dat u hem ongeschikt vindt. Om nu te voorkómen dat u een sollicitatiegesprek te snel wilt afbreken is het van belang de stappen daarvóór zorgvuldig te doen. Dus maak echt een goede selectie uit de binnengekomen CV’s en hou goede telefonische interviews. Een enigszins sarcastisch geschreven artikel over arbeidsmarktimago is Arbeidsmarktimago slopen? Zó doet u dat!.

Voor meer informatie of hulp bij het voeren van sollicitatiegesprekken: bel 06-50598271. Of lees de andere artikelen die ik over dit onderwerp schreef: 10 recruitmentfouten die goede kandidaten wegjagen en Recruitment: de 11 beste tips.