Anno 2019 is er voor veel functies een flink krappe arbeidsmarkt: er is nauwelijks nog aan geschikte kandidaten te komen. Is selectie van sollicitanten dan nog wel relevant, hebben we nog wel iets te kiezen? Mijn antwoord: Jazeker! U zult ook wel moeten. U heeft altijd de keuze tussen wél of niet iemand aannemen. En neemt u van mij aan: beter géén medewerker dan een medewerker die slecht functioneert. Want een slecht functionerende medewerker kan fouten maken, wat u zelfs klanten kan kosten. En vaak hebben de collega’s toch het beste met zo iemand voor, het is immers de extra capaciteit die ze zo hard nodig hebben. Met als gevolg dat ze er veel tijd in gaan steken om hem te helpen en zaken te leren. Wat ook weer tijd van hen kost. Daarbij: met de veel gebruikte arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van iets meer dan een half jaar zit u na de proeftijd toch voor een aantal maanden aan zo iemand vast. En bij een contract van een half jaar of korter zit u er meteen al voor de contractsduur aan vast. Om maar helemaal te zwijgen van de kosten als deze medewerker langdurig ziek wordt of ziek uit dienst gaat. Zie voor meer informatie over dit laatste het artikel Tijdelijke kracht ziek uit dienst? Dat gaat geld kosten! Zeker bij een medewerker die boven zijn kunnen moet presteren is dit risico niet denkbeeldig! Maar hoe pakt u dit aan?

Functieprofiel

Een goede werving en selectieprocedure begint met een goed functieprofiel. Natuurlijk staan daar de taken en verantwoordelijkheden in, maar in dit kader zijn vooral duidelijke functie-eisen belangrijk. Hierbij moet goed onderscheid gemaakt worden tussen “nice-to-have” en “need-to-have”. In het artikel Stel geen té hoge functie-eisen! beargumenteer ik waarom het stellen van té hoge functie-eisen niet verstandig is.

Telefonisch interview

Als de functie-eisen duidelijk zijn dan is het niet moeilijk om de binnengekomen reacties (ook al is het er maar één) een van de volgende kwalificaties te geven:  Geschikt, Twijfel, Niet geschikt. Elke HR-medewerker kan dit. Als er veel reacties zijn kunnen de leidinggevende en de recruiter samen nog even naar de Twijfel-stapel kijken.  De Geschikt-stapel zal tegenwoordig meestal niet meer dan 4 kandidaten bevatten. Met deze kandidaten houdt de recruiter eerst een telefonisch interview. Het telefonisch interview heeft een paar grote voordelen ten opzichte van “meteen een sollicitatiegesprek”. Ten eerste kan het vaak snel, waarmee u de kandidaat dus snel laat weten dat u geinteresseerd in hem bent. Goede kandidaten hebben tegenwoordig vrijwel altijd meerdere sollicitaties lopen en worden benaderd door diverse bureaus, dus het is zaak er snel bij te zijn. Ten tweede kost het beide partijen weinig tijd. In 15 minuten heeft de recruiter vaak al een beeld van een persoon. Ook “showstoppers” zoals een te hoge salarisverwachting, niet over de vereiste diploma’s beschikken of ongemotiveerdheid kunnen vaak telefonisch al onderkend worden. Kortom: telefonische interviews besparen u nutteloze kennismakingsgesprekken.

Kandidaten informeren

Als het telefonisch interview naar tevredenheid is verlopen wordt de kandidaat uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Vergeet niet om kandidaten die nog even niet uitgenodigd worden een “wacht”-bericht te sturen en de rest een afwijzing. Er bestaat uitstekende recruitmentsoftware om dit proces vergaand te automatiseren. Het niet – of erg laat informeren van kandidaten is een grote ergernis van sollicitanten. Vaak heeft zo’n negatieve ervaring tot gevolg dat zo iemand nooit meer bij u zal solliciteren en zich soms ook nog negatief over uw bedrijf zal uitlaten. Met name op sociale media. Beide kunt u zich in de huidige arbeidsmarkt niet veroorloven. Over het belang van uw arbeidsmarktimago en hoe het vooral niet moet schreef ik eerder: Arbeidsmarktimago slopen? Zó doet u dat!

Kennismakingsgesprek

Het kennismakingsgesprek op uw bedrijf kan het beste gevoerd worden als een gestructureerd interview, dus met een vooraf opgestelde vragenlijst. Zodoende worden alle vragen aan elke kandidaat gesteld en is er achteraf een goede vergelijking mogelijk. Wie doen het gesprek? Een recruiter/HR-functionaris en de direct leidinggevende. Twee personen, niet meer. Meer is te overweldigend voor de kandidaat, één is te weinig om én goede vragen te bedenken, én de antwoorden te noteren, én het proces te bewaken én de kandidaat te observeren. Beide personen moeten getraind zijn in het voeren van sollicitatiegesprekken, vooral in het niet stellen van vragen op een manier waarop al duidelijk is welk antwoord men wil horen.

Rondleiding

Een kandidaat wil natuurlijk ook graag weten in wat voor bedrijf hij mogelijk terecht komt. Dus een rondleiding door uw bedrijf hoort een vast onderdeel van de sollicitatieprocedure te zijn. Dat kost natuurlijk tijd. Heeft u meerdere kandidaten, doe de rondleiding dan bij het Eindgesprek, want daarvan voert u er meestal minder dan van het Kennismakingsgesprek. Heeft u maar één kandidaat, dan kan de rondleiding erbij helpen om de kandidaat voor uw bedrijf te laten kiezen. Dus doe hem dan bij het Kennismakingsgesprek. Belangrijk is dat u ervoor zorgt dat de kandidaat tijdens de rondleiding enkele van zijn toekomstige directe collega’s te spreken krijgt. Zij kunnen de kandidaat (overtuigender dan u) vertellen waarom het leuk is om in uw bedrijf te werken. Laat uw medewerkers een praktijksituatie aan de kandidaat voorleggen met de vraag hoe hij dat aan zou pakken. Zo kan de medewerker zich ook een mening over de kandidaat vormen. Niets is slechter voor een team dan er iemand bij zetten die ze “niet moeten”. Dit vergt dus wel enige voorbereiding van de betreffende medewerker! Vergeet niet de medewerker achteraf te vragen wat hij van de kandidaat vond.

Persoonlijkheidsonderzoek, referentie-onderzoek, assessment?

Het is goed om na de gesprekken de kandidaten die nog niet zijn afgewezen nog eens langs te lopen. De gesprekken geven vaak een voortschrijdend inzicht in wat voor iemand u nu echt zoekt. Idealiter blijven er na de eerste gespreksronde twee of drie kandidaten over waarmee de fase van aanvullend onderzoek ingegaan wordt. Een onderzoek naar persoonlijke voorkeuren, drijfveren en competenties kan via internet snel en goedkoop geregeld worden en heeft voor veel functies toegevoegde waarde. Maar in elk geval adviseer ik een referentie-onderzoek te doen waarbij 2 of 3 eerdere leidinggevenden van de kandidaat worden gebeld. Uit onderzoek blijkt dat meer dan 25% van de CV’s is “opgeleukt” en dat 28% van de kandidaten eerdere functies mooier voorstelt dan ze echt waren. Ook is het goed om de door de kandidaat opgegeven vertrekredenen bij eerdere werkgevers te checken. U kunt ervoor kiezen om het referentie-onderzoek vóór of ná  het Eindgesprek te doen, vaak gebeurt het erna. Voor zwaardere functies (management, sales, trainers enz.) kan een assessment center worden gehouden waarin de kandidaten in een rollenspel 3 of 4 van uw praktijksituaties naspelen.

Eindgesprek

De procedure wordt afgerond met het Eindgesprek. Dit kan een mooie gelegenheid zijn om een andere (hogere) leidinggevende en een andere HR-functionaris kennis te laten maken met de kandidaat. Open eindjes uit het eerste gesprek of de aanvullende onderzoeken kunnen afgeknoopt worden en als belangrijkste worden de arbeidsvoorwaarden besproken/uitonderhandeld. Nadat er een aanstellingsbrief door beide partijen is getekend kunnen de kandidaten die nog “in de wacht” stonden worden afgewezen of evt. in portefeuille gehouden.

Contract tekenen

Te uitgebreid?

Vindt u dit een te uitgebreide procedure voor de selectie van sollicitanten? Als u bedenkt dat u op basis van twee gesprekken van circa 1,5 uur en wat aanvullende onderzoeken moet besluiten om een jarenlange relatie met iemand aan te gaan dan valt het volgens mij wel mee. Als u een contract met een leverancier sluit voor 50.000 euro per jaar voor mogelijk meerdere jaren dan doet u dat ook niet zomaar even. En gelooft u mij, van een leverancier kunt u makkelijker afscheid nemen dan van een werknemer. Bedenk ook dat u na de keuze voor één kandidaat de andere kandidaten afwijst. Die bent u dus kwijt. Tevens stopt u met de wervingsprocedure. Voordat de gekozen kandidaat echt begonnen is, ingewerkt is en heeft laten zien wat hij kan bent u máánden verder. Blijkt de nieuwe werknemer dan toch niet geschikt te zijn dan heeft dus maanden lang niet de persoon op de functie gezeten die voor uw bedrijf de opbrengst had moeten genereren die u ermee voor ogen had!

Bij werving en selectie van personeel kan er veel fout gaan. Tien van deze valkuilen leest u in het artikel 10 manieren om goede kandidaten weg te jagen. Als u wel wat hulp kunt gebruiken bij het “vinden en verleiden” van nieuwe medewerkers, dan bieden wij die hulp natuurlijk graag. Maak een afspraak voor een gratis en vrijblijvend gesprek via 06-50598271. Of lees eerst meer op Werving en selectie.