Uw eenmanszaak loopt lekker. Het enige probleem is dat u er teveel uren in moet stoppen en uzelf maar moeilijk kunt focussen op de belangrijke dingen die gedaan moeten worden. Omdat er teveel urgente zaken zijn waar u aandacht aan moet besteden. Al die uren zijn voor uw gezondheid en uw relatie en sociale contacten ook niet bevorderlijk. Kortom, u belemmert uw eigen groei, er moet iemand bij. Als u besloten heeft dat u zelf iemand in dienst wil nemen levert dit eerste personeelslid u meteen al de volgende verplichtingen op:

1. Controleer de identiteit van uw werknemers

Wanneer u iemand aanneemt, moet diegene zich altijd met een geldig identiteitsbewijs kunnen legitimeren. Bewaar een kopie van dit identiteitsbewijs in de administratie. Op deze kopie maakt u een aantekening dat u deze persoonlijk heeft gemaakt van het origineel, met datum en uw handtekening erop. U wordt geacht een identiteitsbewijs op echtheid te kunnen controleren, zie deze link. Betreft het een buitenlandse werknemer, kijk dan op deze site op het Ondernemersplein.

2. Meld u als werkgever aan bij de Belastingdienst

Wanneer u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Dan ontvangt u formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffing te voldoen.

3. Sluit een arbeidsovereenkomst af

In deze arbeidsovereenkomst legt u het salaris vast, geeft u aan of er een cao van toepassing is, neemt u details op over de werktijden en de pensioenregeling. De arbeidsovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden afgesloten, maar mondeling is sterk af te raden. Zaken als een proeftijd en concurrentiebeding moeten sowieso schriftelijk. Als u flexibiliteit nodig heeft, lees dan even de FAQ’s Oproepcontract, Nul-urencontract en Min/max-contract.

4. Betaal minimaal het minimumloon en vakantiebijslag

Iedere werknemer heeft recht op het minimumloon en op vakantiegeld. Ook flexwerkers en buitenlandse werknemers. Zie deze site van de Rijksoverheid.

5. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek voor het volledige personeel. U bent ook verantwoordelijk voor de thuiswerkplek van thuiswerkers. Inspectie SZW of uw brancheorganisatie kan informatie geven over de voorschriften.

6. Sluit een basisovereenkomst met een arbodienst

Elke werkgever is vanaf 1 juli 2017 verplicht een arbodienst te contracteren. Per 1 juli 2018 zijn er een aantal wettelijke eisen vastgesteld waaraan uw contract met de arbodienst moet voldoen, zie Basiscontract (arbo) checklist: doe dit vóór 1 juli 2018!

7. Stel een RisicoInventarisatie en –Evaluatie (RI&E) op

Zodra u personeel in dienst neemt, bent u hiertoe verplicht. Hierin stelt u vast wat de risico’s voor het personeel zijn en de maatregelen die u daartegen neemt. Uw arbodienst kan u hierbij helpen.

8. Draag socialeverzekeringspremies af

Als een werknemer uitsluitend in Nederland werkt, moet u in Nederland socialeverzekeringspremies voor hem of haar afdragen. Voor de Ziektewet- en arbeidsongeschiktheidsverzekering kunt u ervoor kiezen eigenrisicodrager te worden. Meer informatie daarover in het artikel Modernisering ziektewet: wel of niet eigenrisicodrager worden? Maar dat meld ik slechts voor de volledigheid, zo lang u nog een kleine werkgever bent is dat zeer waarschijnlijk niet voordelig voor u.

En verder…

Geen echte wettelijke verplichting, maar wel heel verstandig: screen uw toekomstige werknemers. Zeker als u iemand wil inhuren voor een integriteitsgevoelige functie, wil u graag weten wat voor vlees u in de kuip hebt. U kunt de sollicitanten het beste (laten) screenen voordat u een contract aanbiedt. Een referentie-onderzoek laten doen door iemand die daar ervaring mee heeft is wel het minste en hoeft niet meer dan een uur te kosten.

Uiteraard kunnen we u bij alle bovenstaande onderwerpen helpen. Als u toch een beetje schrikt van deze lijst of niet meteen het risico wil nemen van 2 jaar loondoorbetaling bij ziekte dan is payrolling misschien een alternatief. Uw “werknemer” komt dan niet bij u in dienst maar bij het payroll-bedrijf en dan bent u van de meeste van bovenstaande punten af. Voor meer informatie over payrolling, lees het artikel Payrolling, kan mijn bedrijf daar wat mee?