Wat moet je als werkgever doen als een werknemer zich ziek meldt? Een onderdeel van je ziekteverzuimpreventie zal zijn dat de werknemer zich ziek meldt bij zijn directe leidinggevende. Er is veel discussie over, maar feit is dat de leidinggevende niet mag vragen: “Wat heb je precies?”. Want feitelijk vraag je dan naar de diagnose oftewel de naam van de ziekte of aandoening. Dat is medische informatie die valt onder AVG als “bijzonder persoonlijk gegeven”. De werknemer mag niet onder druk gezet worden die te geven, en al helemaal mag je zulke persoonlijke gegevens niet vastleggen. En het is ook beter er niet op die manier naar te vragen. Ten eerste is een werknemer die zich ziek meldt vaak nog niet bij de huisarts geweest dus er is nog niet eens een diagnose gesteld. Met als gevolg dat als je ernaar vraagt, de werknemer die “diagnose” dan maar zelf verzint. Vaak is die erger dan de werkelijkheid, hoofdpijn is al snel “migraine” en verkoudheid al snel “griep”. En eenmaal zo genoemd gaat de werknemer zich er mogelijk ook naar gedragen. En de leidinggevende kan de neiging hebben om aan de diagnose een conclusie te verbinden: “voor migraine staat 3 dagen dus dan zie ik je donderdag weer”. Maar dit is “doktoren” en dat moet je toch echt aan artsen overlaten.
Wat de leidinggevende wél mag doen is belangstelling tonen door te vragen hoe de medewerker zich voelt. Ook mag hij vragen of er dingen zijn die de medewerker nog wel zou kunnen doen en hoe lang de medewerker verwacht dat de afwezigheid zal gaan duren. Eveneens toegestaan is de vraag of de medewerker al bij een arts geweest is, zo niet of hij van plan is daarheen te gaan en wanneer dan. Maar hij mag de medewerker niet onder druk zetten om naar een arts te gaan, dat mag alleen de Bedrijfsarts. Uiteraard vraagt de leidinggevende of er lopende zaken zijn die door anderen overgenomen moeten worden en of er afspraken zijn die verzet of overgenomen moeten worden. Je besluit het gesprek altijd met de afspraak wanneer er weer contact zal zijn. Het is goed het initiatief daarvoor eerst bij de werknemer te leggen (“bel me maar als je bij de huisarts bent geweest of uiterlijk vrijdagochtend”) met wel de opening “en anders bel ik jou nog wel”.
Heeft de leidinggevende gefundeerde twijfel of de werknemer wel echt ziek is, lees dan het artikel Onterechte ziekmelding, hoe gaat u daar mee om?.
Afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de afspraken met de arbodienst (zie hierover ook Basiscontract (arbo) checklist: doe dit vóór 1 juli 2018!) wordt de werknemer meestal na één of twee weken opgeroepen bij de Bedrijfsarts. Maar de werkgever mag de Bedrijfsarts wel vragen de werknemer eerder op te roepen en daar moet de werknemer gehoor aan geven op straffe van loonopschorting. De Bedrijfsarts heeft een centrale rol bij ziekteverzuim, zeker bij langdurig verzuim. Het belangrijkste: alléén de Bedrijfsarts (niet de werkgever en niet de behandelend arts) bepaalt wanneer en voor hoeveel uur de zieke werknemer minimaal weer aan het werk moet en welke andere re-integratieactiviteiten de werknemer moet doen. Denk hierbij aan contact houden met de werkgever maar ook het onder behandeling stellen van een huisarts of specialist. De werknemer mág meer werken dan de Bedrijfsarts voorschrijft als hij dat wil, zolang hij daarmee zijn genezingsproces niet belemmert. Maar niet minder. Bij twijfel of meer werken verantwoord is: raadpleeg de Bedrijfsarts. Uiterlijk moet de werknemer binnen zes weken na de ziekmelding naar de Bedrijfsarts want die moet dan een Probleemanalyse opstellen. Bij dergelijk langdurig ziekteverzuim moeten verder door zowel de werkgever als de werknemer de verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) worden opgevolgd, zie de link.
Tip: Bedenk dat je als werkgever altijd zelf verantwoordelijk blijft voor het re-integratieproces bij langdurig zieken. Ook al doet de arbo-dienst heel veel of is er zelfs al een re-integratiebureau ingeschakeld voor een Spoor-2 traject, en ook al heeft de werknemer een chronische degeneratieve ziekte waardoor het alleen maar slechter met hem zal gaan, je moet als werkgever toch zorgen dat gedurende 104 weken de verplichtingen van de WVP worden opgevolgd. Tenzij de werknemer een Voortijdige IVA-uitkering toegekend krijgt. Dus hou minimaal eens per 6 weken contact, maak hier een gespreksverslag van, of als er aanleiding voor is een Bijstelling Plan van Aanpak. En bewaak dat de meldingen aan het UWV tijdig gedaan worden. Zeker bij kleinere bedrijven zie ik het nogal eens fout gaan met de Poortwachter-verplichtingen, wat niet zelden leidt tot een loonsanctie. Geen nood, wij kunnen alle activiteiten inclusief het contact met de zieke werknemer van je overnemen. Meer weten? Bel 06-50598271.