Tips & Tricks

De aanzegplicht houdt in dat werkgever één maand voor het einde van arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 6 maanden of meer aan de werknemer meedeelt of en zo ja hoe de arbeidsovereenkomst zal worden voortgezet. De sanctie op het niet nakomen van de aanzegplicht is dat over de tijd dat de werkgever hier te laat mee is (maximaal 1 maand dus) het salaris extra aan de werknemer moet worden doorbetaald. De aanzegging moet schriftelijk of elektronisch plaatsvinden en de werkgever moet kunnen bewijzen dat de aanzegging gedaan is en op welke datum. Dus zorg voor een ontvangstbevestiging. De belangrijkste vragen en antwoorden over de aanzegplicht leest u in het artikel De aanzegplicht: hoe zit het precies?

Tip 1: als u verwacht dat er onderhandeld moet worden over de verlenging van de arbeidsovereenkomst, begin daar dan op tijd mee. Zodat u bij het niet slagen van de onderhandeling alsnog tijdig kunt aanzeggen.

Tip 2: agendeer meteen bij het sluiten van elke overeenkomst voor bepaalde tijd de datum waarop u moet aanzeggen of met de onderhandelingen wil starten.

Het beoordelingsgesprek is een formeel eenzijdig gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarin de leidinggevende aan de medewerker vertelt hoe hij de afgelopen periode (meestal jaar) heeft gefunctioneerd, of de afgesproken doelen (als die er zijn) zijn gehaald en of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Indien er met competenties wordt gewerkt wordt in het beoordelingsgesprek ook aangegeven in welke mate de medewerker heeft laten zien over de voor de functie vereiste competenties te beschikken.

In de HR-cyclus is het beoordelingsgesprek het laatste gesprek. Omdat het een eenzijdig gesprek is (de medewerker mag uiteraard reageren maar heeft geen wezenlijke inbreng) leent dit gesprek zich er niet voor om het te combineren met het andere belangrijke gesprek uit de HR-cyclus, het functioneringsgesprek. Dit ondanks het feit dat beide gesprekken in de tijd gezien vaak kort achter elkaar plaatsvinden. Advies is om er minstens één maand tussen te houden.

Tip 1: in plaats van alle beoordelingsgesprekken (en dus ook de functioneringsgesprekken) in dezelfde maand van het jaar te laten plaatsvinden kunnen deze ook over het jaar verspreid worden, bijvoorbeeld door aansluiting te zoeken bij de datum van indiensttreding van de medewerker. Dit verspreidt de belasting van de leidinggevenden en maakt dat ze het hele jaar door met het functioneren van hun medewerkers bezig zijn, en niet alleen maar in (meestal) december en januari.

Tip 2: de termen “beoordelingsgesprek” en “functioneringsgesprek” hebben de laatste jaren nogal een negatieve lading gekregen, vooral vanwege bovenstaand probleem: er werd 1 of 2 keer per jaar aandacht aan de medewerker besteed en verder niet. Veel medewerkers noemen het daarom ook “veroordelingsgesprek”. Het eerste wat je moet doen om dit te vermijden is uiteraard vaker (minstens maandelijks) aandacht aan de medewerker en diens functioneren besteden. Daarna zijn er betere termen: “Prestatiebegeleiding” in plaats van “HR-cyclus” (het is geen speeltje van HR); “Afsprakengesprek” in plaats van “Functioneringsgesprek” en “Resultatengesprek” in plaats van “Beoordelingsgesprek”.

Tip 3: Het besteden van aandacht aan het functioneren van medewerkers is iets dat feitelijk alleen (goed) door de direct leidinggevende gedaan kan worden. Maar omdat zij daar niet altijd goed in zijn worden de beoordelingsgesprekken e.d. vaak door een hogere leidinggevende gedaan. Met als gevolg dat de medewerker dan denkt: “hoe weet jij nou hoe ik mijn werk doe, ik zie je nooit”. Beter is het om de direct leidinggevenden op te leiden en te coachen in het voeren van deze gesprekken. Hiervoor, en ook voor de volledige opzet van zo’n systeem van Prestatiebegeleiding, kun je uiteraard een beroep op ons doen: 06-50598271.

De competentie geeft de geschiktheid van een medewerker voor het uitoefenen van een bepaald onderdeel van een functie aan. Er zijn veel definities, ik vind de duidelijkste: een competentie is de combinatie van kennis, vaardigheid en gedrag die nodig is voor het uitoefenen van de functie.

Voorbeeld: een van de competenties waarover een manager moet beschikken is Mensgericht leiderschap. De nadere omschrijving hiervan luidt: “Op een stimulerende wijze richting en begeleiding geven aan medewerkers. Stijl en methode aanpassen aan de individuen en de taak. Samenwerking stimuleren.” De betreffende manager zal dus kennis moeten hebben over hoe hij/zij moet leidinggeven, zal die kennis ook in de praktijk moeten kunnen brengen (=vaardigheid) maar zal dat ook daadwerkelijk bij de medewerkers van zijn/haar team moeten doen (=gedrag).

Tip: neem 6 tot 9 competenties in het functieprofiel van de medewerker op die relevant zijn voor de functie. Bij het beoordelingsgesprek stelt u vervolgens vast in hoeverre de medewerker aan elke competentie voldaan heeft. In het erop volgende functioneringsgesprek maakt u afspraken over hoe de competenties waar niet goed aan voldaan is verbeterd kunnen worden.

Met de duurzame inzetbaarheid van personeel wordt meestal bedoeld: ervoor zorgen dat medewerkers tot op hoge leeftijd vitaal en gezond kunnen blijven doorwerken en voldoende rendement blijven opleveren voor het bedrijf. In het artikel Duurzame inzetbaarheid: maak er geen project van! staat uitgebreidere informatie over duurzame inzetbaarheid.

Tips:

• besteed aandacht aan alle vier de pijlers van duurzame inzetbaarheid: vitaliteit, kennis en kunde, cultuur en arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden
• laat de medewerkers zelf verantwoording nemen voor hun eigen duurzame inzetbaarheid. Het moet geen kwestie zijn van “moeten” maar van “zelf willen”.
• veranker uw beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid in uw Ondernemingsplan. Als u uw medewerkers echt duurzaam inzetbaar weet te houden levert dit absoluut geld op.

Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Doel is om afspraken te maken over de toekomst, meestal het komende jaar. Ook is het functioneringsgesprek het goede moment om het functieprofiel van de medewerker te updaten (of te bevestigen dat het nog correct is). Het functioneringsgesprek is samen met het beoordelingsgesprek de kern van de HR-cyclus.

Tip 1: in plaats van alle beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken in dezelfde maand van het jaar te laten plaatsvinden kunnen deze ook over het jaar verspreid worden, bijvoorbeeld door aansluiting te zoeken bij de datum van indiensttreding van de medewerker. Dit verspreidt de belasting van de leidinggevenden en maakt dat ze het hele jaar door met het functioneren van hun medewerkers bezig zijn, en niet alleen maar in (meestal) december en januari.

Tip 2: de termen “beoordelingsgesprek” en “functioneringsgesprek” hebben de laatste jaren nogal een negatieve lading gekregen, vooral vanwege bovenstaand probleem: er werd 1 of 2 keer per jaar aandacht aan de medewerker besteed en verder niet. Veel medewerkers noemen het daarom ook “veroordelingsgesprek”. Het eerste wat je moet doen om dit te vermijden is uiteraard vaker (minstens maandelijks) aandacht aan de medewerker en diens functioneren besteden. Daarna zijn er betere termen: “Prestatiebegeleiding” in plaats van “HR-cyclus” (het is geen speeltje van HR); “Afsprakengesprek” in plaats van “Functioneringsgesprek” en “Resultatengesprek” in plaats van “Beoordelingsgesprek”.

Tip 3: Het besteden van aandacht aan het functioneren van medewerkers is iets dat feitelijk alleen (goed) door de direct leidinggevende gedaan kan worden. Maar omdat zij daar niet altijd goed in zijn worden de beoordelingsgesprekken e.d. vaak door een hogere leidinggevende gedaan. Met als gevolg dat de medewerker dan denkt: “hoe weet jij nou hoe ik mijn werk doe, ik zie je nooit”. Beter is het om de direct leidinggevenden op te leiden en te coachen in het voeren van deze gesprekken. Hiervoor, en ook voor de volledige opzet van zo’n systeem van Prestatiebegeleiding, kun je uiteraard een beroep op ons doen: 06-50598271.

Met de HR-cyclus wordt de cyclus van formele gesprekken bedoeld die een leidinggevende met elk van zijn medewerkers jaarlijks voert. De HR-cyclus bestaat minimaal uit het functioneringsgesprek aan het begin van het jaar en het beoordelingsgesprek aan het einde ervan. Het verdient aanbeveling om zeker in de eerste jaren van het dienstverband ook zgn. tussenstandgesprekken te voeren, afhankelijk van de situatie een of meerdere keren per jaar.

Tip 1: laat de HR-cyclus niet gelijk lopen met het kalenderjaar. Ten eerste trekt dit vaak een te grote wissel op de leidinggevenden in de toch al drukke tijden van het jaar (januari en december). Ten tweede werkt het in de hand om er alleen in die twee maanden aandacht aan te besteden. Het functioneren van medewerkers is de belangrijkste taak van de leidinggevende die het hele jaar door diens aandacht verdient. Goed alternatief is om de HR-cyclus te koppelen aan de dienstjaren van de medewerker. Het eerste functioneringsgesprek vindt dan plaats nadat de nieuwe medewerker is ingewerkt en het eerste beoordelingsgesprek circa 1 maand voor het einde van de eerste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Volgen er meer contracten voor bepaalde tijd dan volgen de gesprekken de begin- en einddata van deze contracten. Vanaf het contract voor onbepaalde tijd plant u het functioneringsgesprek kort na de ingangsdatum ervan en het beoordelingsgesprek 11 a 12 maanden later. In de 13e maand dan weer een functioneringsgesprek, enzovoort.

Tip 2: laat de leidinggevenden per medewerker een logboek bijhouden waarin door het jaar heen (minimaal eens per maand) aantekening wordt gemaakt van in het oog springende goede of slechte prestaties van de medewerker. Dit zorgt voor een goede evenwichtige beoordeling, voor betrokkenheid van de leidinggevende bij de medewerkers en het bespaart veel tijd bij het opmaken van de beoordeling.

Tip 3: de termen “beoordelingsgesprek” en “functioneringsgesprek” hebben de laatste jaren nogal een negatieve lading gekregen, vooral vanwege bovenstaand probleem: er werd 1 of 2 keer per jaar aandacht aan de medewerker besteed en verder niet. Veel medewerkers noemen het daarom ook “veroordelingsgesprek”. Het eerste wat je moet doen om dit te vermijden is uiteraard vaker (minstens maandelijks) aandacht aan de medewerker en diens functioneren besteden. Daarna zijn er betere termen: “Prestatiebegeleiding” in plaats van “HR-cyclus” (het is geen speeltje van HR); “Afsprakengesprek” in plaats van “Functioneringsgesprek” en “Resultatengesprek” in plaats van “Beoordelingsgesprek”.

Tip 4: Het besteden van aandacht aan het functioneren van medewerkers is iets dat feitelijk alleen (goed) door de direct leidinggevende gedaan kan worden. Maar omdat zij daar niet altijd goed in zijn worden de beoordelingsgesprekken e.d. vaak door een hogere leidinggevende gedaan. Met als gevolg dat de medewerker dan denkt: “hoe weet jij nou hoe ik mijn werk doe, ik zie je nooit”. Beter is het om de direct leidinggevenden op te leiden en te coachen in het voeren van deze gesprekken. Hiervoor, en ook voor de volledige opzet van zo’n systeem van Prestatiebegeleiding, kun je uiteraard een beroep op ons doen: 06-50598271.

Met de ketenregeling voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten wordt bedoeld dat maximaal drie tijdelijke contracten in maximaal drie jaar mogen worden gesloten. Duurt de keten drie jaar of langer of wordt er een vierde arbeidsovereenkomst gesloten (dat kan ook via stilzwijgende verlenging) dan ontstaat er van rechtswege een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd oftewel een “vast contract”.

Een tijdelijk contract loopt van rechtswege af op de einddatum, ook als de medewerker op dat moment ziek is. Een vast contract kan alleen eenzijdig door de werkgever beëindigd worden met toestemming van het UWV of de kantonrechter en bij ziekte van de medewerker moet de werkgever het salaris gedurende 2 jaar doorbetalen en heeft hij een re-integratieverplichting.

De keten van tijdelijke contracten wordt verbroken doordat het dienstverband meer dan 6 maanden is onderbroken. Bij een onderbreking van 6 maanden of korter is de keten niet verbroken en ontstaat er dus nog steeds bij de vierde overeenkomst of na 3 jaar een vast contract. De onderbrekingstijd telt daarbij mee. Zie voor alle details van de ketenregeling het artikel De herziene ketenregeling voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten. De keten wordt niet doorbroken als de werknemer bij dezelfde werkgever in vrijwel dezelfde functie blijft werken maar op de loonlijst van een andere BV, uitzendbureau of payrollbureau wordt gezet. Zie het artikel Opvolgend werkgeverschap: hoe zit het nu?

Tips:

• Zet in de bestandsnaam van de arbeidsovereenkomst het hoeveelste tijdelijke contract dit is en van wanneer tot wanneer het loopt.
• Agendeer de einddatum van elk contract (en een datum ruim een maand daarvoor indien er een aanzegbrief verstuurd moet worden) en zorg dat je het nieuwe contract dan klaar hebt liggen ter ondertekening.
• Teken altijd tegelijk met de medewerker, dus geef geen alvast door de werkgever getekend contract aan de werknemer mee. Als de medewerker het contract eerst thuis rustig wil doorlezen, geef dan een ongetekend concept mee.

Subsidie voor werkgevers op het in dienst hebben van werknemers met een inkomen van 100 tot 125% van het minimumloon voor een 21-jarige. De werknemer moet minimaal 1248 uur per jaar “verloond worden”. Voor jongeren is er de jeugd-LIV. Voor meer details en links naar de informatie bij het UWV zie Lage-inkomensvoordeel: weet u er al van?

Tips:

• Als u een parttimer met een laag loon voor minder dan 24 uur per week in dienst heeft, overweeg dan om er 24 uur per week van te maken. Want dan voldoet u (over een heel kalenderjaar) aan de eis van 1248 uur en krijgt u de subsidie
• Als u iemand met een laag loon gaat aannemen, hou dan de grenzen van de LIV-regeling in de gaten. Door daar net onder te blijven krijgt u de subsidie die u anders gemist zou hebben. Mogelijk kunt u in de Werkkostenregeling ruimte vinden voor compensatie.
• Als u het dienstverband van een medewerker met een laag loon gaat beëindigen, hou dan even in de gaten of u in dat kalenderjaar de grens van 1248 uur misschien  net kunt halen door de beëindiging nog even uit te stellen.

Het Loonkostenvoordeel (LKV) is de vergoeding die werkgevers ontvangen voor het in dienst hebben van

• oudere werknemers met een uitkering;
• werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering;
• werknemers met een arbeidsbeperking.

Deze regeling is ingegaan per 1 januari 2018. Voor meer informatie zie deze pagina bij het UWV.

Zie ook het Lage-inkomensvoordeel voor werknemers met 100 tot 125% van het minimumloon.

Tip: neem in uw arbeidsovereenkomsten een clausule op die bepaalt dat de nieuwe medewerker nadat hij 2 maanden in dienst is het bij u moet melden als hij arbeidsongeschikt is geweest. U kunt dan mogelijk het Loonkostenvoordeel aanvragen en het helpt weer voor een stukje mee aan het voldoen aan de Banenafspraak die voortvloeide uit de Participatiewet.

De no-risk polis houdt in dat wanneer u een werknemer in dienst heeft die arbeidsgehandicapt is en daardoor in het doelgroepregister staat, het UWV de Ziektewetuitkering voor deze werknemer betaalt als hij ziek wordt (ongeacht door welke oorzaak). U hoeft dan dus niet zelf 2 jaar door te betalen bij ziekte. Voor meer details zie deze pagina bij het UWV. Normaal heeft de no-risk polis een termijn van 5 jaar. Dat is volgens mij ook meteen de reden dat het beoogde effect van de no-risk polis (wegnemen van een belangrijk risico bij het aannemen van een arbeidsgehandicapte werknemer), nauwelijks optreedt. Want na die 5 jaar zit de werkgever alsnog met de 2 jaar loondoorbetalingsplicht bij ziekte voor een werknemer met een vaak veel hoger ziekteverzuimrisico.

Tip: er zijn meer subsidieregelingen voor arbeidsgehandicapte medewerkers. Klik als u zo iemand wil aannemen of al dienst heeft zeker even op de bovenstaande link naar het UWV want u vindt er ook informatie over andere regelingen.

Als je iemand aanneemt die op dat moment een uitkering van het UWV heeft (WW, WIA, Wajong, Ziektewet enz.) dan kan die werknemer de eerste twee maanden een proefplaatsing krijgen. De werkgever hoeft dan geen salaris te betalen (mag zelfs niet) en de medewerker behoudt zijn uitkering. Voorwaarde is wel dat je na een geslaagde proefplaatsing een contract van minimaal 6 maanden aanbiedt. Voor meer informatie zie deze pagina bij het UWV.

De proeftijd is de periode aan het begin van de eerste arbeidsovereenkomst waarin deze zonder opzegtermijn en zonder opgaaf van redenen direct beeindigd mag worden. Dit recht hebben zowel de werkgever als de werknemer. In een arbeidsovereenkomst van korter dan twee jaar of tot een nader te bepalen einddatum (bijvoorbeeld ziektevervanging of voor een project) is de maximale proeftijd één maand (geen kalendermaand). Bij een contract van minimaal 2 jaar of voor onbepaalde tijd tijd is de maximale proeftijd twee maanden.

Voor de proeftijd geldt het zgn. “ijzeren proeftijdbeginsel”. Dit houdt in dat er geen omstandigheden zijn die de proeftijd kunnen verlengen. Dus feestdagen, het opnemen van verlofdagen in de proeftijd, een tijdelijke bedrijfssluiting omdat uw winkel is overvallen, en als belangrijkste: ziekte van de werknemer, ze verlengen de proeftijd allemaal niet. Als u dan te weinig werkdagen heeft gehad om de nieuwe medewerker te kunnen beoordelen zit er niets anders op dan het dienstverband in de proeftijd te beëindigen.

De proeftijd mag alleen worden opgenomen in de eerste arbeidsovereenkomst die u met de medewerker sluit. In een tweede contract voor bepaalde tijd binnen 6 maanden mag dus geen proeftijd. Ook niet in een contract voor onbepaalde tijd dat volgt op een tijdelijk contract. En ook niet als de medewerker eerst op een BBL- of leer-werkovereenkomst, op een oproepcontract of via een uitzendbureau bij u heeft gewerkt en dat was minder dan 6 maanden geleden. Zie ook de ketenregeling en de Ragetlie-regel en het artikel Opvolgend werkgeverschap: hoe zit het nu?

Tips:

• als u de arbeidsovereenkomst in de proeftijd opzegt is het meestal verstandig om ook echt geen reden op te geven. Want de ontslagverboden bij ziekte en zwangerschap gelden óók in de proeftijd. Dus een werkneemster die u in de proeftijd ontslaat omdat ze zwanger is kan dit ontslag met succes aanvechten. En ook als de reden “er was te weinig werk meer” wordt opgegeven maar u neemt snel een ander op de functie aan, dan krijgt ú de bewijslast dat het ontslag niet vanwege de zwangerschap was. Zie het artikel Zwangere medewerker krijgt 26.000 euro ontslagvergoeding.
• als u een proeftijd bent overeengekomen met een nieuwe medewerker dan kunt u ook vóór aanvang van het dienstverband de arbeidsovereenkomst al beëindigen. U hoeft dan dus niet de nieuwe medewerker eerst te laten komen en even te laten werken. Normaal zal zoiets alleen gebeuren bij sterk gewijzigde omstandigheden, zoals de corona-crisis in 2020. In zo’n situatie is het ook wel zo netjes om het de nieuwe medewerker meteen te laten weten dat u heeft besloten de arbeidsovereenkomst niet in te gaan. Mogelijk kan hij dan nog bij zijn oude werkgever blijven.
• zet de laatste dag van de proeftijd van de werknemer in uw agenda en besteed er even aandacht aan. Een paar dagen eerder mag ook natuurlijk. Dit geeft blijk van interesse in de medewerker en het is weer een van die belangrijke momenten waarop de medewerker blij met z’n werk is. En tegelijk heeft u dan bewust besloten de arbeidsovereenkomst voort te zetten. Want ook hierin is de wet scherp: op de dag na de proeftijd is deze echt voorbij en zit u voor de duur van het contract aan de medewerker vast.

De Ragetlie-regel gaat over de situatie dat een werknemer die een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd had, een vast contract dus, ontslag heeft genomen en binnen 6 maanden weer terugkeert bij de werkgever in dezelfde functie. In die situatie zegt de Ragetlie-regel dat de nieuwe arbeidsovereenkomst er altijd (van rechtswege) een voor onbepaalde tijd is en dat daarin géén proeftijd mag worden opgenomen. De termijn van 6 maanden is dezelfde als bij de ketenregeling, maar die gaat over arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd, tijdelijke contracten dus. Een wezenlijk verschil met de ketenregeling is dat die ook geldt wanneer het gaat over de terugkeer van de werknemer in een ándere functie. Bij de Ragetlie-regel ontstaat er bij terugkeer in een andere functie binnen 6 maanden wel een nieuwe keten van overeenkomsten. Zie voor de details het artikel Vertrokken medewerker weer in dienst? Pas op!.

De Ragetlie-regel geldt niet indien de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever is beëindigd, dus via een vaststellingsovereenkomst of door een ontslagaanvraag bij het UWV of de rechter. In dat geval is er feitelijk afgerekend via een ontslag- of transitievergoeding en heeft de werknemer geen recht meer op de ontslagbescherming van zijn vorige dienstverband.

Tip: als er precies 6 maanden tussen de oude en de nieuwe overeenkomst zit geldt de Ragetlie-regel. Pas bij meer dan 6 maanden niet. Let hierop als het om een onderbreking van rond de 6 maanden gaat. Waarmee ik niet wil zeggen dat u dan altijd voor een nieuwe keten zou moeten gaan. Misschien is de medewerker wel zó waardevol voor u dat u hem graag zoveel mogelijk aan u wil binden. Daarnaast betaalt u bij een vast contract met vaste uren de lage WW-premie, wat u bij een salaris van €2500 bruto per maand toch €125,- per maand scheelt.

Hoewel er meer vaststellingsovereenkomsten bestaan wordt in de HRM-wereld onder “vaststellingsovereenkomst” (vaak afgekort tot VSO) verstaan een overeenkomst waarmee werkgever en werknemer met wederzijds goedvinden de arbeidsovereenkomst van de werknemer beëindigen. Een ook wel gebruikte, en eigenlijke betere benaming is Beëindigingsovereenkomst.

Belangrijkste doel van de VSO is om vast te stellen dat de werknemer geen enkele schuld heeft aan de beëindiging, waardoor zijn recht op een WW-uitkering niet in gevaar komt. Een belangrijke eis voor een WW-uitkering is namelijk dat het om onvrijwillig ontslag moet gaan. Zou de medewerker zelf ontslag hebben genomen dan is hij “vrijwillig werkloos” en krijgt hij geen WW-uitkering. Zie ook het artikel Help, mijn medewerker neemt ontslag!

Tip: als een medewerker ziek is (meestal is dit “situationeel arbeidsongeschikt”) gebeurt het wel eens dat met hem kan worden afgesproken het dienstverband te beëindigen. Hij moet zich dan echter eerst beter melden voordat er een VSO wordt gesloten. Een zieke medewerker hoeft nl. op geen enkele wijze akkoord te gaan met de beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst want er geldt ontslagbescherming bij ziekte. Doet hij dat toch dan zal dat ondanks de VSO als vrijwillig ontslag worden gezien door het UWV en krijgt hij geen Ziektewetuitkering.

Een werkingssfeeronderzoek is een onderzoek dat een Bedrijfstakpensioenfonds (BPF) kan uitvoeren bij een werkgever waarvan het BPF vermoedt dat hij verplicht bij dit BPF moet zijn aangesloten. Als dat inderdaad zo blijkt te zijn kan dit grote (financiele) gevolgen voor de werkgever en diens medewerkers hebben, zie het artikel Valt u onder een bedrijfstakpensioenfonds?

Tips:

• als u als werkgever vermoedt dat u onder een BPF zou kunnen vallen, laat dit dan door een deskundige (pensioenadviseur, pensioenadvocaat, accountant) onderzoeken vóórdat het BPF bij u aanklopt. Een pro-actieve houding kan u veel geld besparen.
• als een BPF u een vragenlijst stuurt, gooi hem dan niet weg en vul hem ook niet “even snel” in maar laat de deskundige alsnog snel een onderzoek doen en gebruik de resultaten daarvan.

De WW-premie is de premie die een werkgever betaalt voor de financiering van uitkeringen op grond van de WerkloosheidsWet aan ontslagen werknemers.

Tot 2020 bestond de WW-premie uit 2 delen, een basispremie en een sectorafhankelijke premie. Werden in uw sector veel WW-uitkeringen betaald, dan betaalde u ook een hogere premie. Deze sectorpremie is volledig vervallen. Vanaf 1-1-2020 is er een lage WW-premie van 2,94% en een hoge WW-premie van 7,94%. (Percentages van 2020, het verschil is altijd 5 procentpunt.) De lage premie mag u alleen toepassen als de medewerker een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft voor een vast aantal uren. Ook bij een BBL-overeenkomst of een medewerker tot 21 jaar die 12 uur per week of minder werkt past u de lage WW premie toe. In alle andere gevallen, dus bij tijdelijke contracten en contracten met niet een vast aantal uren (nul-uren contracten en min-max contracten) moet u de hoge WW-premie toepassen. Zie voor alle details het artikel De hoge WW-premie (en hoe die te vermijden)

Tip: de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met vast aantal uren moet echt schriftelijk en als zodanig in uw administratie aanwezig zijn. Het mag dus geen addendum o.i.d. zijn op een tijdelijk contract en zeker geen stilzwijgende verlenging van een tijdelijk contract. U had tot 1 juli 2020 de tijd om dit alsnog te regelen. Leest u dit na 1 juli 2020, antidateer het contract dat u nu alsnog gaat opmaken op een datum vóór 1 juli 2020. Als u te laat bent moet u alsnog met een jaar terugwerkende kracht de hoge WW-premie afdragen plus 100% boete.

Wat moet je als werkgever doen als een werknemer zich ziek meldt? Een onderdeel van je ziekteverzuimpreventie zal zijn dat de werknemer zich ziek meldt bij zijn directe leidinggevende. Er is veel discussie over, maar feit is dat de leidinggevende niet mag vragen: “Wat heb je precies?”. Want feitelijk vraag je dan naar de diagnose oftewel de naam van de ziekte of aandoening. Dat is medische informatie die valt onder AVG als “bijzonder persoonlijk gegeven”. De werknemer mag niet onder druk gezet worden die te geven, en al helemaal mag je zulke persoonlijke gegevens niet vastleggen. En het is ook beter er niet op die manier naar te vragen. Ten eerste is een werknemer die zich ziek meldt vaak nog niet bij de huisarts geweest dus er is nog niet eens een diagnose gesteld. Met als gevolg dat als je ernaar vraagt, de werknemer die “diagnose” dan maar zelf verzint. Vaak is die erger dan de werkelijkheid, hoofdpijn is al snel “migraine” en verkoudheid al snel “griep”. En eenmaal zo genoemd gaat de werknemer zich er mogelijk ook naar gedragen. En de leidinggevende kan de neiging hebben om aan de diagnose een conclusie te verbinden: “voor migraine staat 3 dagen dus dan zie ik je donderdag weer”. Maar dit is “doktoren” en dat moet je toch echt aan artsen overlaten.

Wat de leidinggevende wél mag doen is belangstelling tonen door te vragen hoe de medewerker zich voelt. Ook mag hij vragen of er dingen zijn die de medewerker nog wel zou kunnen doen en hoe lang de medewerker verwacht dat de afwezigheid zal gaan duren. Eveneens toegestaan is de vraag of de medewerker al bij een arts geweest is, zo niet of hij van plan is daarheen te gaan en wanneer dan. Maar hij mag de medewerker niet onder druk zetten om naar een arts te gaan, dat mag alleen de Bedrijfsarts. Uiteraard vraagt de leidinggevende of er lopende zaken zijn die door anderen overgenomen moeten worden en of er afspraken zijn die verzet of overgenomen moeten worden. Je besluit het gesprek altijd met de afspraak wanneer er weer contact zal zijn. Het is goed het initiatief daarvoor eerst bij de werknemer te leggen (“bel me maar als je bij de huisarts bent geweest of uiterlijk vrijdagochtend”) met wel de opening “en anders bel ik jou nog wel”.

Heeft de leidinggevende gefundeerde twijfel of de werknemer wel echt ziek is, lees dan het artikel Onterechte ziekmelding, hoe gaat u daar mee om?.

Afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de afspraken met de arbodienst (zie hierover ook Basiscontract (arbo) checklist: doe dit vóór 1 juli 2018!) wordt de werknemer meestal na één of twee weken opgeroepen bij de Bedrijfsarts. Maar de werkgever mag de Bedrijfsarts wel vragen de werknemer eerder op te roepen en daar moet de werknemer gehoor aan geven op straffe van loonopschorting. De Bedrijfsarts heeft een centrale rol bij ziekteverzuim, zeker bij langdurig verzuim. Het belangrijkste: alléén de Bedrijfsarts (niet de werkgever en niet de behandelend arts) bepaalt wanneer en voor hoeveel uur de zieke werknemer minimaal weer aan het werk moet en welke andere re-integratieactiviteiten de werknemer moet doen. Denk hierbij aan contact houden met de werkgever maar ook het onder behandeling stellen van een huisarts of specialist. De werknemer mág meer werken dan de Bedrijfsarts voorschrijft als hij dat wil, zolang hij daarmee zijn genezingsproces niet belemmert. Maar niet minder. Bij twijfel of meer werken verantwoord is: raadpleeg de Bedrijfsarts. Uiterlijk moet de werknemer binnen zes weken na de ziekmelding naar de Bedrijfsarts want die moet dan een Probleemanalyse opstellen. Bij dergelijk langdurig ziekteverzuim moeten verder door zowel de werkgever als de werknemer de verplichtingen van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) worden opgevolgd, zie de link.

Tip: Bedenk dat je als werkgever altijd zelf verantwoordelijk blijft voor het re-integratieproces bij langdurig zieken. Ook al doet de arbo-dienst heel veel of is er zelfs al een re-integratiebureau ingeschakeld voor een Spoor-2 traject, en ook al heeft de werknemer een chronische degeneratieve ziekte waardoor het alleen maar slechter met hem zal gaan, je moet als werkgever toch zorgen dat gedurende 104 weken de verplichtingen van de WVP worden opgevolgd. Tenzij de werknemer een Voortijdige IVA-uitkering toegekend krijgt. Dus hou minimaal eens per 6 weken contact, maak hier een gespreksverslag van, of als er aanleiding voor is een Bijstelling Plan van Aanpak. En bewaak dat de meldingen aan het UWV tijdig gedaan worden. Zeker bij kleinere bedrijven zie ik het nogal eens fout gaan met de Poortwachter-verplichtingen, wat niet zelden leidt tot een loonsanctie. Geen nood, wij kunnen alle activiteiten inclusief het contact met de zieke werknemer van je overnemen. Meer weten? Bel 06-50598271.